Alpha Online Alle Reparaturen an Gebrauchtwagen im Blick

Autor: Silvia Lulei

Transparente Abläufe machen den Alltag im Gebrauchtwagenmanagement leichter. Der Einsatz von Software senkt die Aufwände, reduziert Fehler und erleichtert letztlich die Koordination zwischen Gebrauchtwagen-Verantwortlichen, Werkstattmitarbeitern, externen Aufbereitern und Verkäufern.

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Je schneller ein Gebrauchtwagen aufbereitet ist, desto schneller kann er verkauft werden. Mit der passenden Software behält das Autohaus immer Überblick über den Status quo.
Je schneller ein Gebrauchtwagen aufbereitet ist, desto schneller kann er verkauft werden. Mit der passenden Software behält das Autohaus immer Überblick über den Status quo.
(Bild: © industrieblick - stock.adobe.com)

Je schneller die Aufbereitung, desto größer der Profit für den Gebrauchtwagenhändler; denn eine rasche Aufbereitung verkürzt die Standzeit eines Fahrzeugs. Sprich: Es dauert nicht so lange, bis es fertig für den Verkauf ist. Im Schnitt kostet ein Gebrauchtwagen 20 Euro pro Tag, wenn er auf dem Hof steht. Umso besser also, wenn er zügig einen neuen Besitzer findet.

Für den Gebrauchtwagenhändler ist es deshalb nötig, die Aufbereitungsprozesse im Blick zu behalten. Damit für alle beteiligten Abteilungen stets die aktuellen Informationen zum Fahrzeug zur Verfügung stehen, ist es sinnvoll, wenn Autohäuser ihre Arbeitsabläufe strukturieren und auf digitale Prozesse setzen.

Verkauf, Werkstatt und externe Dienstleister kennen immer ganz genau den Stand der Dinge.
Verkauf, Werkstatt und externe Dienstleister kennen immer ganz genau den Stand der Dinge.
(Bild: Alpha Online)

Mithilfe von Softwarelösungen, die auf den täglichen Betriebsablauf von Autohäusern zugeschnitten sind, sind alle Informationen aus den Fahrzeugakten – auch Reparaturaufträge – von Anfang an automatisch digitalisiert. Das ermöglicht allen Mitarbeitern einen Überblick über den Status jedes einzelnen Fahrzeugs und spart Zeit, da sie sich nicht erst durch eine Papierflut arbeiten müssen. Im Praxiseinsatz hat sich gezeigt, dass ein Autohaus mit einer transparenten Auftragsbearbeitung bis zu acht Tage einsparen kann. Im Ergebnis sinken die Standzeiten.

Eine passende Software ist hier beispielsweise der Alpha Controller. Über das Tool von Alpha Online können mit dem Werkstattmodul Schäden, die beim Ankauf digital festgehalten wurden, gleich als Online-Reparaturauftrag an die Werkstatt weitergeleitet werden. So haben die Mitarbeiter in Verkauf und Werkstatt Überblick über alle anstehenden und aktuellen Reparaturen oder Aufbereitungen; egal ob diese an die eigene Werkstatt oder an externe Aufbereiter vergeben wurden.

Alle Werkstattaufträge in Sichtweite

Neue Aufträge lassen sich schnell erstellen und gezielt steuern – entweder in die eigene Werkstatt oder zu einem externen Dienstleister.
Neue Aufträge lassen sich schnell erstellen und gezielt steuern – entweder in die eigene Werkstatt oder zu einem externen Dienstleister.
(Bild: Alpha Online)

Eine integrierte Suchmaske hilft, im Werkstattmodul Aufträge zu filtern und zu suchen. Der Bearbeitungsstatus wird über ein QR-System automatisch angepasst: In Echtzeit sieht man den Standort des Fahrzeugs und den Auftragsstatus, ob „in Bearbeitung“ oder „fertiggestellt“. Mittels farblicher Markierung ist der aktuelle Auftragsstatus schnell und leicht für jedes Fahrzeug erkennbar.

Für den Fall, dass Werkstattaufträge noch nicht in Angriff genommen wurden, können die Aufträge und Abfolgen auch verschoben werden. Zudem kann die Aufnahme von Fotos nach der Aufbereitung online über das Tool angestoßen werden.

Externe Dienstleister koordinieren

Häufig werden Reparaturarbeiten auch bei externen Werkstätten oder Aufbereitern in Auftrag gegeben. Auch diese können Softwarelösungen einbinden und ihre Kontaktdaten in den Aufträgen hinterlegen. Beim Werkstattmodul von Alpha Online bekommen die externen Dienstleister eingeschränkt Zugriff auf die Fahrzeugakten. Kundendaten können sie nicht einsehen und sie erhalten automatisch eine Information, sobald Verzögerungen im Ablauf seitens des Autohauses oder vorgelagerter Dienstleister bzw. der Aufträge entstehen. Sie können aber einen bestehenden Reparaturauftrag mit dem aktuellen Bearbeitungsstatus versehen oder eine Auftragserweiterung erstellen. Der Auftraggeber wird jeweils automatisiert über den aktuellen Stand der beauftragten Reparaturen informiert.

Neben dem Überblick über den Status der Reparaturen der jeweiligen Fahrzeuge können auch die Angaben zu den Kosten, Rechnungen und Zahlungsfälligkeiten hinterlegt und bearbeitet werden.

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Über den Autor

 Silvia Lulei

Silvia Lulei

Fachredakteurin Kfz-Gewerbe, Vogel Communications Group