„Die Schonfrist ist vorbei“

GDPdU-Experte Dr. Kampffmeyer rät den Autohäusern, ihre Software unter die Lupe zu nehmen

08.09.2010 | Redakteur: Julia Mauritz

Unternehmensberater und IT-Experte Dr. Ulrich Kampffmeyer appelliert an die Autohäuser, ihre Geschäftstätigkeit sauber zu dokumentieren.
Unternehmensberater und IT-Experte Dr. Ulrich Kampffmeyer appelliert an die Autohäuser, ihre Geschäftstätigkeit sauber zu dokumentieren.

Redaktion: Wie gut sind die mittelständischen Unternehmen/Autohandelsbetriebe Ihrer Meinung nach über das Thema GDPdU informiert?

Dr. Kampffmeyer: Der Mittelstand ist inzwischen recht gut über die GDPdU informiert, tut aber dennoch zu wenig. Viele Unternehmen warten erst einmal die nächste Steuerprüfung ab. Diese Strategie ist gefährlich geworden, da es seit dem 1.1.2009 das sogenannte Verzögerungsgeld gibt. Ist ein Unternehmen nicht in der Lage, dem Außenprüfer alle Daten aufbereitet zur Verfügung zu stellen, kann dieser ein Verzögerungsgeld bis zu 250.000 Euro verhängen. Dieses wird nicht zurückgezahlt und lässt sich auch nicht mit der Steuerschuld verrechnen.

Es herrscht häufig Unklarheit darüber, welche Daten steuerlich relevant sind. Können Sie ein paar konkrete Beispiele nennen, wo sich neben der klassischen Fibu steuerlich relevante Daten verbergen, die für das Finanzamt interessant sind?

Steuerrelevante Daten können beispielsweise in Zeiterfassungs- und Lagerverwaltungssystemen enthalten sein. Hinzu kommen Systeme, mit denen die Automobilhändler ihre Verträge verwalten und über die sie mit den Lieferanten kommunizieren. In jedem Fall ist es sinnvoll, die Software gemeinsam mit dem Steuer- oder Wirtschaftsprüfer zu sichten, um herauszufinden, wo sich steuerrelevante Daten befinden. Ratsam ist es auch, schützenswerte Informationen abzugrenzen – denn alles, was der Außenprüfer vom Finanzamt findet, kann er auch verwerten.

Auch E-Mails können für das Finanzamt interessant sein. Warum?

Geschäfte lassen sich über Fax, E-Mail und das Internet anbahnen und abwickeln. Sobald es um Geld geht – Zahlungskonditionen, Nachlässe, Gewährleistung, etc. –, ist dies auch steuerrelevant. E-Mails werden so zu Belegen, die entsprechend den Aufbewahrungsfristen des Handelsrechtes aufzubewahren sind. Häufig ist es sehr schwierig zu erkennen, ob eine E-Mail selbst oder ein Anhang einen Geschäftsbrief darstellt oder steuerrelevant ist. Eindeutig der Fall ist dies, wenn ein Unternehmen elektronische Rechnungen, also signierte Rechnungen, z. B. als PDF-Datei, empfängt oder versendet. Auch das schnell am Freitagabend versendete Angebot per Mail oder Fax kann durchaus ein steuerrelevanter Beleg sein. Und selbst intern erstellte Excel-Tabellen, die die Konditionen verschiedener Werkstätten untereinander bestimmen, sind nicht nur steuerrelevant, sondern unterliegen auch noch der Verrechnungspreisdokumentation GAUFZ.

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