Personalführung: Mitarbeiter richtig eingliedern

Autor / Redakteur: Andreas Grimm / Andreas Grimm

Nach längerer Abwesenheit müssen sich die Mitarbeiter eines Betriebs erst auf ihre Arbeitsumgebung einstellen. Ein gut geführtes Gespräch hilft dem Angestellten beim Wiedereinstieg. Tipps für die Durchführung

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Zum Spätsommer bzw. Frühherbst kommen häufig Mitarbeiter nach längerer Abwesenheit in den Betrieb zurück und müssen sich in ihrer Arbeitsumgebung neu zureckfinden. Die Betreuungsphase für die Kinder endet, weil der Nachwuchs der Mitarbeiter in Schule oder Kindergarten geht, aber auch nach einem Sabbatical, längerem Urlaub oder einer Weiterbildungsphase müssen sich die Mitarbeiter wieder im Arbeitsleben zurechfinden. Der TÜV Süd rät Arbeitgebern, mit diesen Kollegen ein Rückkehrgespräch zu führen, um sie zügig in den Firmenalltag zu integrieren. Im Folgenden erklären die Experten der Sachverständigenorganisation, welche Vorteile ein Rückkehrgespräch hat, wie es durchgeführt wird und wie die schrittweise Wiedereingliederung funktioniert.

Rückkehrgespräche dienen in erster Linie dazu, ein Vertrauensverhältnis zwischen Mitarbeiter und Führungskraft herzustellen beziehungsweise zu festigen. Sie verdeutlichen, dass die Abwesenheit des Arbeitnehmers wahrgenommen und bedauert wurde. Vorgesetzte erfüllen mit den Gesprächen aber auch ihre Fürsorgepflicht, denn sie übernehmen damit einen Teil der Verantwortung für das Wohlbefinden eines Arbeitnehmers. Ziel der Gespräche ist es, zum einen die innerbetriebliche Kommunikation zu verbessern, und zum anderen dabei zu helfen, betriebliche Gesundheitsrisiken zu identifizieren. Außerdem wird dem Mitarbeiter die Arbeitsaufnahme erleichtert, wenn er alle Informationen von einer Person gebündelt erhält.

Ein Rückkehrgespräch darf nicht dazu dienen, einen Mitarbeiter auszuhorchen oder ihn eines Fehlverhaltens zu überführen. Vielmehr soll es dem Arbeitnehmer zeigen, dass er als Person wahrgenommen wird und dem Vorgesetzten sein Wohlbefinden am Herzen liegt. Daher ist ein Rückkehrgespräch auch nicht erst dann als Erfolg zu werten, wenn der Mitarbeiter sich öffnet und konkrete Antworten gegeben hat. Allein die Tatsache, dass ein Gespräch geführt wird, in dem die Führungskraft die Freude über die Rückkehr des Mitarbeiters ausdrückt, ist ein Erfolg.

Ein richtig geführtes Gespräch hat auch positive Auswirkungen. Beeinträchtigungen der Gesundheit am Arbeitsplatz können erkannt und beseitigt werden. Zudem steigen Motivation und Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter und Fehlzeiten können verringert werden.

Die richtige Gesprächsführung

Damit das Rückkehrgespräch erfolgreich verläuft, gibt es bei der Durchführung einiges zu beachten. So sollte das Gespräch zeitnah geführt werden, also innerhalb der ersten Arbeitswoche, und die Führungskraft sollte ausreichend Zeit einplanen. Damit der Mitarbeiter nicht von dem Gespräch überrascht wird, sollte ihm rechtzeitig der Termin mitgeteilt und für eine ungestörte Gesprächsatmosphäre gesorgt werden. Während des Rückkehrgesprächs ist es eine Aufgabe des Vorgesetzten, dem Mitarbeiter zu vermitteln, dass er seine Person und seine Arbeit wertschätzt.

Er sollte beim Thema Fehlzeiten keine Interpretationen und Beurteilungen einfließen lassen, sondern nur seine Beobachtungen ansprechen und vor allem den Arbeitnehmer zu Wort kommen lassen. Dabei ist es wichtig, dem anderen aufmerksam zuzuhören und nicht durch Signale, wie auf die Uhr schauen oder andere Dinge erledigen, Desinteresse zu zeigen. Dem Mitarbeiter sollte vermittelt werden, dass er gebraucht wird und dass es in diesem Gespräch um ihn und seine Bedürfnisse geht. Mögliche Fragen könnten deshalb sein: Sieht er Auslöser für seine Beschwerden am Arbeitsplatz? Hat er Verbesserungsvorschläge oder Änderungswünsche?

Äußert der Mitarbeiter Wünsche oder Vorschläge, sollten sie auf jeden Fall ernst genommen werden und eine Verwirklichung zeitnah überprüft werden. Ist etwas nicht realisierbar, sollte es dem Mitarbeiter gegenüber begründet werden. Denn wird er nicht informiert, fühlt er sich nicht ernst genommen und seine Motivation und Leistungsfähigkeit lassen nach.

Seite 2: Die schrittweise Wiedereingliederung

Für die Führungskraft ist es nicht unbedingt eine leichte Aufgabe, ein Rückkehrgespräch zu führen. Gerade am Anfang besteht oft eine große Unsicherheit, welche Fragen gestellt werden dürfen und wie das Gespräch am besten gegliedert wird. Auch der Umgang mit Mitarbeitern, die - aus welchem Grund auch immer - wenig auskunftsfreudig sind, will gelernt sein.

Wichtig ist aber zunächst, dass der Vorgesetzte ruhig und sachlich bleibt. Flapsige Sprüche oder ironische Ansagen wie „Na, auch mal wieder da“ sind unangebracht und sorgen beim Mitarbeiter für zusätzliche Unsicherheit. Auch Spekulationen oder negative Bewertungen gehören nicht in dieses Gespräch. Je häufiger Rückkehrgespräche geführt werden, desto normaler und selbstverständlicher werden sie und desto weniger Unsicherheiten bestehen auf beiden Seiten.

Ist ein Arbeitnehmer aufgrund länger andauernder schwerer Krankheit arbeitsunfähig, wird sein Gesundheitszustand und damit seine Arbeitsfähigkeit nicht von einem Tag auf den anderen plötzlich wiederhergestellt sein. Die Besserung kommt schrittweise und während dieser Zeit kann der Mitarbeiter bereits wieder in das Arbeitsleben einsteigen. Nach und nach können der Arbeitsumfang und die Arbeitszeit erhöht und der Erkrankte somit schonend an die komplette Arbeitsbelastung herangeführt werden. Durch den schrittweisen Wiedereinstieg werden Rückfälle und Ängste vor Überforderung vermieden.

Zuschüsse von der Krankenkasse

Außerdem werden Mitarbeiter durch diesen langsamen Einstieg seltener erneut krank und erbringen früher ihre im Arbeitsvertrag vereinbarten Leistungen. Da es sich bei der schrittweisen Wiedereingliederung um eine Maßnahme der medizinischen Rehabilitation handelt, übernimmt die Krankenkasse die Kosten dafür. Voraussetzung dafür ist, dass noch Krankengeldanspruch besteht, der Beschäftigte sowie der Arbeitgeber mit der Maßnahme einverstanden sind und der behandelnde Arzt gemeinsam mit dem Betrieb einen Wiedereingliederungsplan erstellt.

Dieser Plan muss von allen Beteiligten unterschrieben werden. Enthalten sind der Beginn und das voraussichtliche Ende der Maßnahme, Einzelheiten über die verschiedenen Stufen, ein Rücktrittsrecht vor dem vereinbarten Ende, die Gründe für einen Abbruch und das Ruhen von Bestimmungen des Arbeitsvertrages. Wie lange die Wiedereingliederung dauert, ist abhängig vom gesundheitlichen Zustand sowie von den Arbeitsanforderungen. Sie kann sechs Wochen bis sechs Monate dauern.

Seite 3: Dos und Do-nots im Mitarbeitergespräch

Tipps für die Gesprächsführung

  • Der Vorgesetzte sollte das Rückkehrgespräch mit dem Mitarbeiter fest und mit ausreichend Zeit vereinbaren. Ideal, wenn der Termin zeitnah, am besten noch in der ersten Woche nach der Rückkehr stattfindet.
  • Das Gespräch sollte unter vier Augen in einem separaten Raum geführt werden - ohne Unterbrechung durch andere Mitarbeiter oder das Telefon.
  • Die Führungskraft sollte ihre persönliche Meinung zurück halten, ruhig und freundlich bleiben und den Mitarbeiter mit allen notwendigen Informationen versorgen.
  • Um dem Mitarbeiter Wertschätzung und Anerkennung zu signalisieren, gilt es, ihm aufmerksam zuzuhören, Freude über seine Rückkehr und Interesse an seinem Befinden zu zeigen, sowie ihn und seine Krankheit ernst zu nehmen.
  • Verbesserungsvorschläge für die Arbeitssituation sollten auf jeden Fall ernst genommen und nach Möglichkeiten umgesetzt werden. Ist das nicht möglich, muss der Mitarbeiter darüber informiert werden und dies auch begründet werden. Andernfalls schwindet das Vertrauen.

Fehler in der Gesprächsführung

  • Ein Gespräch zwischen Tür und Angel verunsichert den Mitarbeiter ebenso wie ein ständiges auf die Uhr schauen. Das signalisiert Zeitmangel und zeigt vor allem, dass der Führungskraft nicht viel am Mitarbeiter und dem Gespräch mit ihm gelegen ist.
  • Wird der Mitarbeiter ständig unterbrochen oder beschäftigt sich der Vorgesetze währenddessen mit anderen Dingen, zeigt er Desinteresse am Mitarbeiter und seinen Problemen.
  • Vorwürfe, negative Bewertungen und Spekulationen sind in einem Rückkehrgespräch genauso deplatziert wie Unsachlichkeit und Drohungen. Ein offenes Gespräch ist dann unmöglich, denn der Mitarbeiter wird nur eingeschüchtert und baut kein Vertrauen zum Vorgesetzen auf.

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