Dienstwagen Ohne Fahrtenbuch haftet im Zweifel der Chef

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Fahrtenbuch zu führen, ist lästig. Doch Behörden können das verlangen, wenn etwa nach einem Tempoverstoß der Fahrer nicht ermittelt werden konnte. In Firmen fällt das im Zweifel auf den Chef zurück.

Auch wenn es innerbetrieblich andere Absprachen zur Dokumentation von Fahrten mit den Firmenautos gibt: Gegenüber staatlichen Stellen bleibt der Geschäftsführer im Zweifel in der Verantwortung. Das zeigt eine Entscheidung des Verwaltungsgerichts Düsseldorf, über die der ADAC berichtet (Az.: 14 L 1352/24).

Im konkreten Fall ging es um einen Firmenwagen, mit dem ein Mitarbeiter zu schnell gefahren war. Aber wer genau? In einem ersten Schritt wurde – natürlich – die Firma als Halterin angeschrieben und aufgefordert, den Fahrer zur Tatzeit zu benennen. Dazu konnte der Geschäftsführer keine Angaben machen, denn die Firma selbst führte über die Nutzung des Autos nicht Buch.

Vielmehr, so die Ausführungen der Firma, seien die Mitarbeiter vertraglich verpflichtet gewesen, dieser Pflicht nachzukommen. Außerdem bemängelte der Geschäftsführer die nicht eingehaltene Zweiwochenfrist für die erste Anhörung. In der Sache, der Geschwindigkeitsüberschreitung, stellte die zuständige Behörde das Verfahren ein. Gleichzeitig sie verhängte jedoch eine Auflage zum Führen eines Fahrtenbuches für die nächsten 15 Monate.

Mit dieser Auflage war der Geschäftsführer nicht einverstanden und legte Widerspruch ein. Begründung abermals: die nicht gewahrte Zweiwochenfrist sowie die arbeitsvertraglichen Vereinbarungen mit den Mitarbeitern, wonach diese zu dokumentieren hätten, wer wann welches Fahrzeug fährt. Dementsprechend sei ihm ein Verstoß nicht anzurechnen.

So urteilte das Verwaltungsgericht

Das Verwaltungsgericht sah das allerdings anders und wies den Antrag zurück. Zum einen spielte ein Verstoß gegen die Zweiwochenfrist in diesem Fall keine Rolle. Denn in Bezug auf Firmenautos gibt es den Angaben zufolge eine Pflicht zur Dokumentation, die auch länger zurückliegende Verkehrsverstöße nachvollziehbar macht.

Zum anderen sei diese Pflicht gegenüber den Behörden nicht durch Vereinbarungen innerbetrieblicher Art auf Dritte übertragbar. Anders gesagt: „Im Außenverhältnis zur Behörde bleibe der Geschäftsführer in der Pflicht“, fasst der ADAC die Gerichtsentscheidung zusammen, die das Führen des Fahrtenbuches als gerechtfertigt wertete.

Wie man Fahrtenbücher richtig führt

Auch steuerlich gibt es bei Firmenwagen bekanntlich einiges zu beachten. Denn wer seinen Firmenwagen auch privat nutzt, muss diesen steuerlichen Vorteil in seiner Einkommensteuererklärung angeben. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

• Man führt ein Fahrtenbuch. Das ist empfehlenswert, wenn man den Firmenwagen nur in sehr geringem Umfang für private Zwecke nutzt.

• Oder man nutzt die sogenannte Ein-Prozent-Regelung. Dies kann aber bei geringer privater Nutzung zu einem deutlich höheren Privatanteil führen.

Damit das Finanzamt die Aufzeichnungen im Fahrtenbuch steuerlich anerkennt, gibt es einiges zu beachten, hat jüngst die „Deutsche Handwerks Zeitung“ (DHZ) erläutert.

• Man muss alle Fahrten aufzeichnen. Dazu gehören die Route, die zurückgelegten Kilometer sowie der Grund der Fahrt.

• Das Fahrtenbuch ist zeitnah und lückenlos zu führen.

• Nachträgliche Änderungen müssen klar erkennbar sein.

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