gesponsertDealer Management System Mobiler Datenzugriff: Werkstattplanung neu gedacht

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attRiBut GmbH

Die Digitalisierung in der Werkstattplanung ist heute maßgeblich für die Effizienz und Kundenzufriedenheit. Der freie Händler S&S Automobile in Achim bei Bremen zeigt, wie der Umstieg auf die mobile DMS-Lösung KfzPilot® @select2GO!® Arbeitsabläufe vereinfacht und Transparenz schafft.

Seit über 40 Jahren steht S&S Automobile in Achim bei Bremen für markenübergreifenden Fahrzeughandel und umfassenden Werkstattservice – vom Reifen- und Klimaservice über Unfallinstandsetzung bis zur HU/AU. Als langjähriger attRiBut Kunde nutzt S&S Automobile seit vielen Jahren das Dealer-Management-System KfzPilot®. Nach dem Geschäftsführerwechsel im Jahr 2023 fiel die Entscheidung, die Digitalisierung im Betrieb weiter gezielt voranzutreiben.

„Wir wollten ein System, das alle Beteiligten verbindet und uns den Alltag erleichtert“, fasst Katja Clasen, Serviceassistenz, zusammen. Denn der Werkstattalltag steht unter Druck: Fachkräftemangel, Lieferprobleme bei Ersatzteilen und steigende Kundenerwartungen machen digitale, durchgängige Abläufe unverzichtbar.

Zentrale Plattform für Planung und Kommunikation

Genau hier setzt die neue Lösung von attRiBut an: Die mobile DMS-Lösung KfzPilot® @select2GO!® ermöglicht allen Mitarbeitenden einen zentralen Zugriff auf Termine, Aufträge und Ressourcen – unabhängig vom Arbeitsplatz und Endgerät. Ob am Servicecounter, im Büro, in der Werkstatt oder unterwegs mit Tablet und Smartphone: Alle arbeiten live mit denselben Daten und behalten jederzeit den Überblick.

In der Wochen- oder Tagesansicht ist auf einen Blick erkennbar, welche Mitarbeitenden in der Werkstatt wann im Einsatz sind, welche Zeiten bereits verplant wurden und wo noch freie Kapazitäten bestehen. Auch der aktuelle Kundenstatus ist sichtbar – etwa, ob jemand bereits im Haus ist oder auf das Fahrzeug wartet. So kann das Service-Team Prioritäten flexibel anpassen und Arbeitsabläufe optimal steuern.

Ersatzfahrzeuge lassen sich ebenfalls einfach zuweisen: Wer fährt welches Fahrzeug, wann wird es gebracht, wann wird es abgeholt?

Eine integrierte Statistik- und Listenansicht liefert Kennzahlen zu laufenden Aufträgen – etwa anstehende TÜV-Termine, Reifenwechsel oder Inspektionen. Änderungen sind mit wenigen Klicks möglich: Arbeiten verschieben, Teammitglieder neu zuordnen oder Termine anpassen.

Vom Termin zum Auftrag – digital und papierlos

Aus einem geplanten Termin wird nahtlos ein Werkstattauftrag. Kundinnen und Kunden unterschreiben sowohl den Auftrag als auch die Datenschutzerklärung digital am Servicecounter. Beide Dokumente werden automatisch als PDF in die digitale Vorgangsakte eingecheckt, können per E-Mail versendet oder bei Bedarf ausgedruckt werden.

Auch die Direktannahme ist vollständig digitalisiert: Am Fahrzeug werden Schäden gemeinsam mit den Kunden per Tablet- oder Smartphone-Kamera aufgenommen und direkt ins System übernommen. Der Fehlerspeicher wird anschließend über das Bosch-System ausgelesen – die Ergebnisse werden als PDF in die Dokumentenverwaltung eingecheckt.

Beginnt die Werkstatt mit der Arbeit, erfolgt die Zeiterfassung per Tablet oder Smartphone – vom „Anstempeln“ des Auftrags bis zur Pausen- oder Fertigstellung. So ist der Bearbeitungsstatus jederzeit transparent und für alle sichtbar.

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Transparente Werkstattplanung mit individuellen Auswertungen

Individuelle Datenbank-Abfragen unterstützen die tägliche Steuerung, etwa mit einem eigenen Reiter für alle Reifenwechseltermine der Woche – besonders hilfreich in der Saisonspitze an den sogenannten „Reifen-Samstagen“.

Statusmeldungen zeigen in Echtzeit, ob ein Auftrag fertiggestellt oder das Fahrzeug zur Abholung bereitsteht. Für die Mitarbeitenden bedeutet das: weniger Abstimmungen, mehr Überblick. Für Kundinnen und Kunden: ein moderner, transparenter Service. Automatische Erinnerungs-E-Mails, papierlose Prozesse und klare Statusinformationen sorgen für Vertrauen und Zufriedenheit.

Mehr Tempo, mehr Transparenz, mehr Datenfluss

Seit der Einführung von KfzPilot® @select2GO!® profitiert S&S Automobile von deutlich optimierten Abläufen. Prozesse laufen strukturierter, die Durchlaufzeiten verkürzen sich, Rechnungen können zeitnah erstellt werden. „Unsere Kunden schätzen die digitalen Erinnerungen und die reibungslose Kommunikation – das spart Zeit und schafft Vertrauen“, berichtet das Service-Team.

Auch intern zeigen sich klare Effekte: geringere Rückfragen, keine doppelte Dateneingabe und eine intuitiv zu bedienende Oberfläche, die den Arbeitsalltag erleichtert. Die mobile DMS Lösung ermöglicht zudem völlige Unabhängigkeit vom Büroarbeitsplatz – einfach über den Browser anmelden, auf Tablet oder Smartphone öffnen und loslegen.

Die Einführung von KfzPilot®@select2GO!® hat bei S&S Automobile gezeigt, wie stark sich digitale Werkzeuge auf Effizienz und Transparenz auswirken können. Gleichzeitig weiß man im Betrieb: Digitalisierung funktioniert nur gemeinsam. „Mitarbeitende müssen mitgenommen werden – sich an neue Lösungen und Prozessschritte zu gewöhnen, braucht Zeit. Aber es lohnt sich“, betont Katja Clasen.

Ihr Fazit: „Ich kann KfzPilot® @select2GO!® jedem Betrieb empfehlen, der seine Abläufe modernisieren und transparenter gestalten möchte – es macht den Alltag wirklich einfacher.“