Praxistipp: Richtig Mahnen

Was muss alles drinstehen?

Anzuraten ist eine unmissverständliche Überschrift, also etwa „1. Mahnung“. Datum und der Betrag der ursprünglichen Rechnung sollten genannt sein und darüber hinaus auch die dazu gehörige Rechnungsnummer. In manchen Fällen kann es sogar ratsam sein, die erbrachte Leistung noch einmal genau zu benennen oder auch eine Rechnungskopie beizufügen. Jede Mahnung sollte die Forderung deutlich darstellen und die Zahlung unmissverständlich verlangen. Der Ton sollte immer respektvoll bleiben, auch wenn insbesondere die 2. und 3. Mahnung idealerweise keinen Zweifel an der Ernsthaftigkeit der Zahlungsaufforderung aufkommen lassen.

Spätestens die 3. Mahnung sollte eine Frist enthalten „bis zum .... bei uns eingehend“ und die Ankündigung, dass die Rechnung nach Fristablauf an ein Inkassounternehmen oder an einen Anwalt abgegeben wird. Der Kunde sollte außerdem darüber informiert werden, dass er die Kosten, die er verursacht, ebenfalls zu zahlen hat – man spricht hier vom Verzugsschaden.

Sollte ein Kunde bereits in Zahlungsverzug (zum Beispiel durch Zugang der 1. Mahnung) sein, können – in diesem Fall ab der 2. Mahnung – Mahnkosten berechnet werden. Von vielen Gerichten werden ohne Nachweis Pauschalen zwischen einem und fünf Euro pro Mahnschreiben akzeptiert. Ebenso können Verzugszinsen verlangt werden. Handelt es sich bei dem Schuldner um einen Verbraucher, so liegt der Verzugszins fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz von -0,88 Prozent, mithin bei 4,12 Prozent (Stand 1. Januar 2017). Bei rein gewerblichen Geschäften wird ein Verzugszins von neun Prozentpunkten über dem Basiszins in Ansatz gebracht, mithin 8,12 Prozent (Stand 1. Januar 2017).

Sollten doch einmal Mahnungen per Telefon oder persönlich erfolgen, ist dringend anzuraten, immer ein Gesprächsprotokoll zu führen. Dieses sollte man dem Schuldner mit dem Hinweis zukommen lassen, er möge durch seine Unterschrift und Rücksendung des Protokolls das Besprochene bestätigen. Andernfalls lassen sich die Mahngespräche nur schwer beweisen.

Generell gilt: Leere Drohungen veranlassen keinen Schuldner zur Zahlung. Angedrohte Schritte sollten daher unbedingt zeitnah in die Tat umgesetzt werden.

Was tun, wenn Mahnen keinen Erfolg hat?

Dann bleibt noch der Versuch, mit Hilfe eines Anwalts oder eines Inkassounternehmens eine außergerichtliche Einigung herbeizuführen. Häufig lässt sich ein Gerichtsverfahren mit professioneller Hilfe vermeiden – die Kosten dieser Hilfe zählen in der Regel zum Verzugsschaden, so dass sie vom Schuldner zu tragen sind.

Wenn die Forderungen jedoch auch durch solche Rechtsdienstleister nicht außergerichtlich realisiert werden können, bleibt nur noch der Gang vor Gericht. Und spätestens jetzt ist professionelle Unterstützung dringend angeraten. In der Regel hat der Schuldner dann auch diese Kosten zu tragen.

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