Wenn das Finanzamt Daten möchte

Doch was genau bedeutet es, elektronische Unterlagen bereitzuhalten? Laut § 147 Absatz 2 der Aufgabenordnung müssen Unternehmen den Finanzprüfern die Daten jederzeit zur Verfügung stellen und sie unverzüglich lesbar machen; die Daten, auch die Stammdaten, müssen maschinell auswertbar sein – also sortier- und filterbar.

Wer glaubt, in Eigenregie eine PDF- oder TIF-Datei mit steuerlich relevanten Daten erstellen und sie dann einfach dem Finanzamt präsentieren zu können, liegt somit falsch.

Neben der Auswertbarkeit der Daten lauern noch weitere Fallstricke, die nicht jedem Unternehmen bekannt sind.

Nicht nur für die eigentlichen Buchhaltungssysteme, sondern auch für die vorgelagerten Programme gilt: Ein Unternehmen muss sämtliche steuerrelevanten Daten mindestens sechs Jahre aufbewahren.

Vorsicht beim DMS-Anbieter-Wechsel

Anders ausgedrückt: Wenn ein Kfz-Betrieb ein neues DMS einführt, muss es sicherstellen, dass dieses auch Altdaten im Sinne der GDPdU auswerten kann. Ist dies nicht der Fall, ist ein Unternehmen verpflichtet, seinen alten Server und seine ausgemusterten Softwareprogramme so lange vorzuhalten und seine Funktionsbereitschaft sicherzustellen, bis die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten erlöschen.

Das kann, je nach Umfang der zu archivierenden Daten und der EDV-Struktur des Unternehmens, mit einem hohen Zeit- und Kostenaufwand verbunden sein.

Beispielsweise kann es durchaus passieren, dass der alte DMS-Anbieter noch Lizenz- und/oder Wartungsgebühren vom Autohaus verlangt. „Speziell wenn es sich um eine gemietete Software handelt, beispielsweise um eine ASP-Lösung, kann es für ein Unternehmen schwer sein, die Daten überhaupt ordnungsgemäß vorzuhalten“, ergänzt Heinrich Ferschmann.

Daher ist es im Fall eines geplanten Wechsels extrem wichtig, dass sich ein Autohaus bei seinem alten EDV-Anbieter schon im Vorfeld genau über die Sachlage informiert.

Mittlerweile gibt es auch einige Unternehmensberater, die sich auf das Thema GDPdU spezialisiert haben. Sie führen eine digitale Betriebsprüfung mit der Prüfsoftware „IDEA“ durch, die das Finanzamt auch nutzt. Dadurch decken sie schon vor den Prüfern etwaige Unstimmigkeiten auf.

Und noch einen Tipp hat der Finanzprüfer auf Lager: „Eigentlich bräuchte jedes Unternehmen einen GDPdU-Experten.“

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