Werkstattplanung: Die Kundentermine im Griff

Die Renault Deutschland AG hat die Auftragsdisposition von ASC zertifiziert. „Unser Programm erfüllt sämtliche Anforderungen, die der Importeur an ein Werkstattplanungssystem stellt, um den Serviceprozess abzubilden “, präzisiert Alexander Richter vom Böblinger Softwarehersteller.

Das Modul verfügt auch über die ICM-Schnittstelle von Renault: Sobald die Serviceannahme die Fahrgestellnummer und den Kilometerstand des Kundenfahrzeugs in den Planer mit einem Termin auswählt, kann sie mit einem Klick direkt in das Herstellersystem zum codierten Fahrzeug wechseln. Die Serviceannahme kann somit sofort den Status zu den verfügbaren OTS-, sprich den Rückrufaktionen, abfragen, ohne die Daten erneut erfassen zu müssen.

Das Modul Auftragsdisposition von ASC eignet sich aber keinesfalls nur für Renault-Betriebe. „Sowohl unser Dealer-Management-System als auch die Auftragsdisposition sind mehrmarkenfähig“, betont Alexander Richter. Aktuell ist das Programm bei 35 Autohausgruppen und Autohäusern verschiedener Fabrikate im Einsatz.

Die Software ist sehr flexibel. „Sie ist kein vorkonfektionierter Schuh, der passen muss. Wir formen vielmehr den Schuh individuell so, dass er unseren Kunden passt“, erklärt Alexander Richter.

Software wird an die Betriebe angepasst

Kostenintensive Schulungen erfordert die Einführung des Werkstattplaners nicht. „Wir haben unseren 80 Mitarbeitern zwei Schulungstermine angeboten, an denen sie je nach ihrer Funktion teilnehmen konnten“, erzählt Andreas Henning. In gerade einmal zwei Tagen war das System in den Hess-Betrieben eingeführt und von allen „verstanden“.

„Unser System ist weitestgehend selbsterklärend“, betont Alexander Richter. Das Programm führt den Anwender Schritt für Schritt durch den Serviceprozess. Dank einer farbigen Ampelfunktion in der Statusübersicht erkennt der Annehmer sofort, ob es in der Werkstatt noch freie Kapazitäten gibt. Ebenso weist das System durch einen geführten Arbeitsablauf, sprich Workflow, den Annehmer auf alle relevanten Fragen zum Durchlauf hin.

Ordnet die Serviceannahme einen Auftrag aus Versehen einem Monteur zu, der Urlaub hat, weist ihn ein Pop-up-Fenster auf den Fehler hin. Gleiches gilt, wenn der Anwender fälschlicherweise einen Ersatzwagen beispielsweise doppelt belegen möchte. Auch wenn irgendwelche nötigen Angaben fehlen, schlägt das Programm Alarm.

„Die elektronische Terminplanung erfordert von unseren Mitarbeitern Disziplin, und das ist gut so“, bemerkt Andreas Henning. Früher sei viel auf Zuruf passiert. „Insofern war das neue Programm anfangs schon sehr ungewohnt, und nicht alle haben über die Umstellung auf die elektronische Terminvergabe gejubelt“, gibt der Filialleiter zu.

Im Stammhaus in Bad Salzungen sind die ersten Erfolge bereits sichtbar. „Die Transparenz in der Werkstatt ist deutlich gestiegen. Zudem haben jetzt nicht mehr ausschließlich die Meister den Überblick über die tatsächliche Auslastung der Werkstatt“, sagt Andreas Henning. Die ASC-Software ermögliche es, die Termine viel genauer zu planen, und die Zeitersparnis bei den Servicemitarbeitern sei ebenfalls schon erkennbar.

„Eine papierbasierte Terminplanung mag in einem Zwei-Mann-Betrieb Sinn machen. Aber in einem Mehrmarkenautohaus mit mehreren Filialen ist eine moderne, EDV-basierte Lösung unerlässlich“, sagt Andreas Henning.

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