Abis Reicom: Sammelnummern adé

Der Räder- und Reifenspezialist Reiff vertraut auf das Dealer-Management-System Abis Kf von Abis Reicom. Die Software bildet den kompletten Serviceprozess ab.

Als sich der Räder- und Reifenspezialist Reiff vor gut zwei Jahren entschied, sein Leistungsspektrum um den Autoservice zu ergänzen, sah er sich mit zwei Herausforderungen konfrontiert: „Zum einen mussten wir unsere Mitarbeiter qualifizieren, zum anderen unsere Prozesse neu definieren und damit verbunden eine neue EDV einführen“, erinnert sich Volker Eitel, Leiter Key-Account Pkw-Reifen und Leiter Autotechnikservice.

Bis dato war in allen 50 Betrieben ein selbst entwickeltes und speziell auf das Räder- und Reifengeschäft gemünztes ERP-System im Einsatz. „Wir wollten ein Programm haben, das über den reinen Reifenhandel hinausgeht“, erzählt Eitel.

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Auf der Suche nach einer geeigneten Software stieß Reiff auf den Anbieter von Dealer-Management-Systemen Abis Reicom Car Concept und seine Lösung Abis Kfz. „Die Umstellung war für uns eine Herausforderung. Nicht nur aufgrund der Vielzahl der Betriebe, 28 an der Zahl, sondern vor allem, weil wir das Projekt nach dem Industriestandard durchgezogen haben“, bemerkt der zuständige Projektleiter von Abis Reicom Daniel Mathon.

So ging der Softwareeinführung eine lange und vorbildliche Projektphase voraus. Reiff schickte Kfz-Meister und Kundenberater verschiedener Betriebe auf drei jeweils zweitägige Workshops.

Vorbildliche Projektphase

Auf den Veranstaltungen wurden die Arbeitsabläufe an den Standorten auf den Prüfstand gestellt, neu definiert und vereinheitlicht. „Es war nicht einfach, die Mitarbeiter aus dem operativen Geschäft herauszulösen und sie zu Teil-Projektleitern und Projektteilnehmern zu machen, aber es hat sich gelohnt“, betont Eitel.

Ein unabhängiges Review-Team hatte die Aufgabe, die Prozesse doppelt zu überprüfen. Es dokumentierte jeden einzelnen Schritt und trug ihn in einer Projektdatenbank ein. „Wir haben unser Programm an die Reiff-Prozesse angepasst, Benutzerrechte geklärt und einen Leitfaden durch die Software gebaut“, schildert Abis-Reicom-Geschäftsführer Michael Reiter.

Das familiengeführte Unternehmen entschied sich, das neue DMS von Abis Reicom stufenweise einzuführen und Testphasen einzuplanen. Als erstes wurden die sogenannten ABS-Autoservice-Satelliten in Reutlingen, Tübingen und Ludwigsburg umgestellt, die wie ein Autohaus für alle Herstellermarken High-End-Service anbieten – inklusive Karosserie- und Lackierarbeiten.

Danach folgten schrittweise weitere 25 Betriebe, die mittlerweile ein unterschiedliches Leistungsportfolio haben, vom klassischen Fast-Fit- bis hin zum Komplett-Service. „Es hat alles reibungslos geklappt und wir haben uns perfekt ergänzt“, freut sich Helmut Bischoff, IT-Leiter bei Reiff.

Die Mitarbeiter in den einzelnen Betrieben schulte der Softwareanbieter rund eine Woche vor dem Echtzeitstart, und zwar nach dem Train-the-Trainer-Prinzip. Das heißt, an jedem Standort wies jeweils ein von Abis Reicom geschulter Kfz-Meister seine Mitarbeiter in das Programm ein.

Viele Aha-Erlebnisse

Insgesamt habe das neue DMS bei den Reiff-Mitarbeitern viele Aha-Erlebnisse ausgelöst: „Man muss sich vorstellen, dass die Filialen bis dato mit Sammelnummern gearbeitet hatten und die Mitarbeiter jetzt plötzlich eine Bestandssoftware und ein neu organisiertes Lager hatten“, schildert Eitel.

Die Software Abis Kfz deckt den kompletten Serviceprozess im Autohaus ab. Die Funktionen reichen von der Kundenverwaltung über das Bestellwesen bis hin zur Fakturierung. „Die neue Software hat in den Betrieben viele Arbeitsschritte erleichtert“, bemerkt Bischoff.

Als Beispiele nennt der IT-Leiter die Möglichkeit, die Artikelnummer von Teilen über Barcode-Scanner zu erfassen und für die Fakturierung und die Inventur zu verwenden.

Zeiterfassung kommt

Und die nächsten Projekte sind schon in Planung: In Kürze will Reiff die auftragsbezogene Zeiterfassung von Abis einführen „Für uns ist das eine zusätzliche, wichtige Controllingfunktion“, bemerkt Eitel. Zudem ist geplant, die Rechnungen mithilfe des Abis-Archivierungssystems revisionssicher abzuspeichern.

„Wir haben unseren Ertrag der Dienstleistungen in den letzten Monaten im zweistelligen Prozentbereich steigern können“, freut sich Eitel. „Dieses Ergebnis haben wir zu einem guten Teil der hohen Transparenz und Professionalität des neuen DMS zu verdanken, z. B. der Referenzierung der Arbeitswerte und den besseren Auswertungsmöglichkeiten“, unterstreicht der Reiff-Manager.

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