Dealer-Management-System: Aha-Erlebnisse inklusive

Das DMS Kfz-Pilot hat für transparentere Abläufe im Autohaus Lindemann gesorgt. Die Mitarbeiter können nicht nur offene Aufträge schneller sehen, auch die Rechnungen gehen fixer heraus.

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Die Nachricht von ADP, dass man zum 31. Dezember 2008 das Dealer-Management-System Autonom abschalten wolle, traf das Opel-Autohaus Lindemann wie ein Blitz – so wie viele andere Händler auch. Rund 20 Jahre lang hatte die Software im Tagesgeschäft gute Dienste geleistet.

Da das Nachfolgesystem Optima 21 aus kostentechnischen Gründen nicht in Frage kam, machte sich der Inhaber des Opel- und Chevrolet-Händlers mit Hauptsitz im hessischen Bebra und einer Filiale in Sontra auf die Suche nach einer Alternative. Dabei stieß er auf das Dealer-Management-System Kfz-Pilot des Softwareanbieters Attribut. „Ich hatte große Bedenken, ob sich meine 35 Mitarbeiter, die nun mal nicht alle EDV-Cracks sind, an ein komplett neues System mit einer neuen Bedienoberfläche gewöhnen würden. Die Umstellung vom vier- auf den fünfstelligen Kontenrahmen hat die Sache zusätzlich verkompliziert“, erinnert sich Joachim Lindemann, der den Familienbetrieb in der dritten Generation führt.

Trotz seiner Befürchtungen entschied sich der Geschäftsführer, die neue Software im laufenden Betrieb umzustellen: „Ich bin der Ansicht, dass man das Schwimmen am besten lernt, wenn man einen Schubs bekommt“, schmunzelt Lindemann.

Natürlich seien die ersten Wochen kein Zuckerschlecken gewesen, gibt der Geschäftsführer zu. „Wir haben nicht nur das Dealer-Management-System umgestellt, sondern auch die komplette Buchhaltung und die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Das ist mit einer Totaloperation ohne Narkose vergleichbar. Dafür sind erstaunlich wenige Probleme aufgetaucht“, freut er sich. Dass alles nur halb so schlimm gewesen sei wie befürchtet, schreibt der Inhaber dem guten Support zu.

Das Bargteheider Softwareunternehmen habe den Systemwechsel sehr gut vorbereitet und die Schulungen im Autohaus hätten super geklappt.

Dem alten System nicht nachtrauern

„Ich bin ein großer Verfechter von Vor-Ort-Schulungen“, erklärt Klaus Meier, Geschäftsführer von Attribut. „Die Autohausmitarbeiter sollten immer mit realen Kundendaten üben, da sie sich nur so mit dem neuen System vertraut machen können.“

Joachim Lindemann selbst hat während der Umstellungsphase dafür Sorge getragen, dass sich die Mitarbeiter austauschen und gegenseitig Tipps geben, statt an liebgewonnenen Gewohnheiten festzuhalten. „Ich habe erst durch die Umstellung gemerkt, wie betriebsblind man wird, wenn man 20 Jahre lang mit derselben EDV arbeitet und wie viel Neues man aus einem DMS schöpfen kann“, bemerkt er. Viele Mitarbeiter hätten durch Kfz-Pilot wahre Aha-Erlebnisse gehabt, beispielsweise bei der Werkstatt-Terminplanung, die sie vorher größtenteils manuell erledigt haben.

Besonders nützlich findet Joachim Lindemann bei Kfz-Pilot die Vorgangsakten. Zu jedem Kunden sind im System sämtliche Informationen sowie eine detaillierte Kontakthistorie hinterlegt, inklusive sämtlicher Serienbriefe, die das Autohaus verschickt hat. Dadurch wird der Kunde für den Verkäufer oder den Serviceberater transparent.

Da das Dealer-Management-System komplett in die Microsoft-Office-Welt eingebunden ist, können die Autohausmitarbeiter mit einem Mausklick Fahrzeuglisten zu Excel exportieren oder Serienbriefe in Word schreiben. „Ein Autohaus kann aber auch direkt aus dem Kundenstamm heraus eine SMS oder E-Mail schreiben und absenden“, ergänzt Damian Stec, der Kfz-Pilot in den beiden Opel- und Chevrolet-Betrieben installiert hat.

Der Autohausgeschäftsführer schätzt darüber hinaus sehr, mit Kfz-Pilot endlich ein wirksames Controlling-Instrument zu haben und die unterschiedlichsten Auswertungen fahren zu können. „Den Wechsel habe ich bislang keine Minute bereut“, betont der zweifache Familienvater, „und auch der Zeitpunkt war genau richtig.“

Transparentere Abläufe

Sämtliche Abläufe seien jetzt wesentlich transparenter. Die Mitarbeiter könnten nicht nur offene Aufträge schneller sehen, auch die Rechnungen gingen fixer heraus, „und wir nutzen noch gar nicht alle Funktionen, die die Software bietet“, bemerkt Lindemann. Überdimensioniert sei das System dennoch keinesfalls: „Es passt perfekt zu unserer Betriebsgröße.“

Attribut bietet Kfz-Pilot als Komplettlösung an, nur die Buchhaltung sowie die Lohn- und Gehaltsabrechnung sind Extra-Module. „Versteckte Kosten gibt es wirklich nicht“, bestätigt Lindemann.

Für die Nutzung von Kfz-Pilot ist eine einmalige Einrichtungsgebühr fällig, die sich nach der Anzahl der User richtet. Pro Arbeitsplatz fallen zusätzlich monatliche Kosten in Höhe von 20 Euro an. In dieser Summe ist eine Viertelstunde Hotline-Support enthalten. Alternativ kann sich ein Autohaus für ein Rundum-Sorglos-Paket entscheiden, das eine Support-Flatrate und besonders schnelle Reaktionszeiten beinhaltet.

Alle Mitarbeiter der Hotline begleiten übrigens auch Kundeninstallationen vor Ort. „Die Zufriedenheit eines Händlers steht und fällt mit dem Support“, weiß Klaus Meier aus Erfahrung.

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