Dokumente papierlos archivieren

Das Autohaus Wolfsburg archiviert seine Werkstattaufträge papierlos per Scanner. Dazu nutzt das Unternehmen das Mulitifunktionsgerät „Bizhub“ von Konica Minolta.

Der Volksmund lässt sich schnell zu dem Ausspruch hinreißen, Papier sei geduldig. Werkstattkunden, die in ihrem Autohaus schon einmal lange auf ihre Rechnung gewartet haben, können das bestätigen. Gerade in großen Unternehmen mit langen Wegen und einer starken Werkstattauslastung kann es dauern, bis der Kunde die Akte aus dem Service zurückbekommt.

Das Autohaus Wolfburg nutzt daher seit 2008 die Multifunktionsgeräte „Bizhub“ von Konica Minolta. Sobald der Werkstattmeister oder zuständige Serviceberater das reparierte Fahrzeug kontrolliert hat, scannt er den Werkstattauftrag ein. Der Bizhub erstellt eine PDF- und eine XML-Datei und überträgt sie mittels der Schnittstelle Myopen-API-Scan an eine Archivierungssoftware. Die XML-Datei ist nötig, um die Aufträge automatisch in den entsprechenden Zielverzeichnissen abzulegen.

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Thomas Kull ist seit 1992 im Autohaus Wolfsburg tätig und leitet die IT-Abteilung. 2009 begann er gemeinsam mit dem Ingenieurbüro Hörmann, die passende Soft- und Hardware für die Autohausgruppe zu suchen, um Dokumente zu archivieren.

Keine Abläufe stören

„Auch weniger IT-affine Kollegen sollten in der Lage sein, möglichst einfach und fehlerfrei Dokumente zu scannen und richtig zu verschlagworten“, sagt Kull. „Das war mir wichtig, denn ich wollte unbedingt einen großen Schulungsaufwand vermeiden und nicht mit komplizierten Vorgängen ins Tagesgeschäft eingreifen.“

Das hat er mit Myopen-API-Scan erreicht: Der zuständige Mitarbeiter wählt am Bizhub das Eingabefeld seines Bereichs – in diesem Fall „Service“ – und gibt die Auftragsnummer ein. Standort, Abteilung und Belegart sind bereits vorinstalliert. Mit einem Klick sind die Daten im System, die Mitarbeiter am Empfang können die Rechnung vorbereiten und die Buchhaltung kann den Auftrag ebenfalls bearbeiten.

Kull kann alle Einstellungen an den Geräten jederzeit über einen Onlinezugang ändern – ohne das System neu zu programmieren. Im Zwischenspeicher prüft die Software, ob die Auftragsnummer korrekt ist und der Auftrag somit existiert. Bei einem Fehler erhält Kull eine Benachrichtigung per E-Mail. Die Daten lagern auf dem Server und die Mitarbeiter können sie unabhängig vom Standort abrufen.

Elf der Bizhub-Geräte sind derzeit auf die insgesamt 22 Standorte verteilt. In naher Zukunft möchte Kull alle Filialen mit einem Scanner ausstatten. Ebenfalls plant er, für jedes Fahrzeug eine elektronische Neuwagen- und Gebrauchtwagenakte anzulegen. Dieses Projekt befindet sich derzeit in der Testphase im Standort Fallersleben, an dem die Gebrauchtwagendisposition ansässig ist.

Seit Januar 2009 haben die Mitarbeiter vom Autohaus Wolfsburg gut 96.000 Seiten eingescannt. Noch müssen sie die Akten aufheben, Kull wartet aber auf die schriftliche Zusage des VW-Konzerns, das Papier nach dem Scannen durch den Schredder zu schicken.

„Wir streben kein komplett papierloses Büro an. Es ist nach wie vor schneller, eine telefonisch getätigte Bestätigung des Kunden mit dem Kugelschreiber auf dem Auftrag zu vermerken, als dies elektronisch zu tun. Daher scannen wir den kompletten Vorgang auch erst nach Abschluss des Auftrags ein“, sagt Kull. Dennoch spart das Unternehmen durch das digitale Archiv erheblich an den Papierkosten und verkürzt die Wege und Wartezeiten – den Kunden freut es!

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