Erfolg in der Werkstatt mit den richtigen Abläufen

Will ein Kfz-Betrieb erfolgreich sein, müssen seine Prozesse stimmen. Zur Einführung der richtigen Abläufe hat der ZDK nun entsprechende Formulare veröffentlicht.

Erfolgreiche Unternehmen haben eines gemeinsam: standardisierte Prozesse. Nicht eindeutige Zuständigkeiten oder chaotische Prozessabfolgen führen in jeder Firma zu ineffizienten Abläufen. Das muss nicht sein – wer die Prozesse klar definiert und Zuständigkeiten klärt, spart Zeit und Kosten.

Um die Darstellung der Prozesse in Kfz-Werkstätten zu erleichtern, hat die ZDK-Abteilung Betriebswirtschaft verschiedene Formulare entwickelt: Ein Formular zeigt die Hauptprozesse der Abwicklung eines Kundenauftrags auf. Die einzelnen Unterprozesse werden dann in den jeweiligen Formularen näher erläutert. Alle Formulare sind in MS-Word erstellt. Das ermöglicht es, die Dokumente individuell anzupassen.

Sinn und Zweck ist nicht nur, die Prozesse in den Formularen aufzulisten, sondern auch festzulegen, welche Mitarbeiter für die verschiedenen Prozessschritte verantwortlich zeichnen und welche IT-Systeme an den Prozessen beteiligt sind. Da der Ablauf des Reparaturprozesses schwierig zu standardisieren ist, gibt es zu diesem Prozessschritt ein allgemeines Ablaufschema.

Das Formular, das die einzelnen Prozessschritte auflisten soll, enthält nicht etwa konkrete Vorschläge. Es hilft vielmehr, sofern bestimmte Abläufe bei der Reparatur standardisiert werden sollen. Steht der Prozessablauf grundsätzlich fest, ist also die Abwicklung eines Kundenauftrags von A bis Z abgebildet, sollte er den Mitarbeitern kommuniziert und auch entsprechend vorgelebt werden.

Beim Thema Aufgabenverteilung und -abgrenzung unter den Mitarbeitern können Stellenbeschreibungen das Verständnis des Prozessablaufes stärken. Das Auflisten von Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen hilft den Mitarbeitern dabei, ihre tägliche Arbeit zu verrichten. Die Formulare hält der ZDK für Mitglieder der Verbandsorganisation im Internet bereit.

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