Liquidität: Wie komme ich zu meinem Geld?

Um die eigene Liquidität zu erhöhen, brauchen die Betriebe ein sorgfältiges Forderungsmanagement.

Ein effizientes Forderungsmanagement trägt dazu bei, Forderungsausfälle zu vermindern – dadurch können der Gewinn und auch das Eigenkapital steigen. Das wiederum führt zu einem besseren Rating bei der Hausbank und erleichtert den Zugang zu kostengünstigen Krediten.

Ausstehende Forderungen können zu Liquiditätsengpässen führen, die für das Unternehmen ein hohes Risiko beinhalten. Fallen Forderungen aus, muss es erheblich mehr Umsatz als geplant erwirtschaften, um den Forderungsausfall wieder wettzumachen. Deshalb muss es Ziel jedes Unternehmens sein, die Höhe der ausstehenden Forderungen zu mindern und den Zeitraum der verspäteten Zahlungen zu verringern.

Genau definierte Prozesse sind notwendig

Um Forderungsausfälle zu vermeiden, sollte der Kfz-Betrieb als erstes die Zahlungsmoral seiner Kunden überprüfen. Der Chef muss genau festlegen, welchen Kunden die Mitarbeiter ab welchem Rechnungsbetrag näher betrachten sollen.

Dann muss er Möglichkeiten einrichten, mit denen seine Mitarbeiter schnell in Erfahrung bringen können, wie es um die Bonität des Kunden bestellt ist. Dafür stehen zum einen die im Unternehmen vorhandenen Daten zur Verfügung und zum anderen kostenpflichtige Bonitätsabfragen bei Wirtschaftsauskunfteien.

Mehr Informationen über Auskunfteien

Zumeist bieten die Inkassounternehmen als zusätzliche Dienstleistung eine Bonitätsbeurteilung von Privatpersonen und Unternehmen an. Auskünfte über Kunden kann das Autohaus aber auch über das Schuldnerverzeichnis des Amtsgerichts oder mittels einer Schufa-Abfrage bzw. einer Bankauskunft einholen.

Auch bei der Auftragserstellung und der Rechnungsstellung kann der Kfz-Betrieb das Risiko eines Forderungsausfalles bereits minimieren. Die Mitarbeiter des Autohauses sollten dafür folgende Tipps beachten:

• Die Zahlungsweise müssen sie mit dem Kunden vor Auftragsbearbeitung bzw. Vertragsabschluss festlegen. Dabei sollten die Bar- oder Kartenzahlung die Regel darstellen.
• Vor Auftragsbearbeitung bzw. Vertragsabschluss müssen sie dem Kunden die Zahlungsbedingungen erläutern und aushändigen.
• Den Auftrag bzw. Kaufvertrag müssen sie vollständig, zeitnah, richtig und schriftlich erstellen.
• Ein Nachtrag zum Auftrag erfolgt nur nach telefonischer Rücksprache mit dem Kunden, der Mitarbeiter muss dies schriftlich festhalten.
• Die Rechnung muss der Betrieb unverzüglich stellen, nachdem er die vereinbarte Leistung erbracht hat. Der zuständige Mitarbeiter muss sie richtig, vollständig und nach den gesetzlichen Vorgaben abfassen, denn jegliche Reklamation der Rechnung kostet Zeit und Geld.

Kommt es dennoch zu Überschreitungen von Zahlungszielen seitens des Kunden oder aber zu drohenden Zahlungsausfällen, kann der Kfz-Betrieb zum Beispiel ein eigenes Mahnwesen betreiben. Um festzustellen, ob Forderungen ausstehen, muss er die Zahlungseingänge täglich – zumindest alle drei Tage – überwachen und bei säumigen Kunden das innerbetriebliche Mahnwesen einleiten.

Dafür sollte der Chef einen Mitarbeiter benennen, der sich dafür verantwortlich zeigt. Zudem muss das Management vorher definieren, in welchen Fristen und unter welchen Voraussetzungen der Mitarbeiter Mahnungen zu verfassen hat.

Zahlungswillen des Kunden prüfen

Wenn der Betrieb das interne Mahnwesen anwendet, entsteht ein Spannungsverhältnis: Auf der einen Seite muss die für das Mahnwesen verantwortliche Person die ausstehenden Forderungen zeitnah eintreiben. Auf der anderen befürchten manche Kundendienst- oder Verkaufsleiter, dass durch ein rigoroses Mahnverfahren die Geschäfte mit den Kunden leiden.

Um dieses Problem zu lösen, sollte der Betrieb Zahlungsfähigkeit und -willen des Kunden überprüfen. Ist der Kunde zahlungswillig, jedoch nicht zahlungsfähig, sollte das Autohaus nach geeigneten Mitteln suchen, um eine für beide Seiten akzeptable Lösung (z. B. Ratenzahlung) zu finden. Oftmals bleibt dadurch ein dankbarer Kunde dem Kfz-Betrieb weiter verbunden. Will der Kunde jedoch nicht zahlen, so sollte das Unternehmen das reguläre Mahnverfahren und gegebenenfalls auch gerichtliche Schritte im vollen Umfang einleiten.

Eine Alternative zum eigenen Mahnwesen stellt das an ein Inkassounternehmen ausgelagerte Forderungsmanagement dar. Dieses bietet den Vorteil, dass das Verhältnis zwischen Kfz-Betrieb und Kunden nicht belastet wird.

Factoring als Alternativlösung

Der Kfz-Betrieb kann sich auch an eine Factoringgesellschaft wenden. Diese kauft Forderungen aus Lieferung und Leistung an und verwaltet sie. Dies sollte ein Autohaus aber genau kalkulieren, denn die Factoringgesellschaft kauft nicht nur schlechte Forderungen auf, sondern auch gute. Und für jede Forderung berechnet sie ein Entgelt. Das Factoring bietet daher nur dann für Kfz-Betriebe eine echte Alternative, wenn diese kein eigenes bzw. erfolgreiches Forderungsmanagement durchführen. In solchen Fällen bringt ein Full-Service-Factoring folgende Vorteile:

• Verbesserte und sofortige Liquidität durch den Abbau von Außenständen und den zeitnahen Geldeingang nach Verkauf der Forderung
• Arbeitszeiteinsparungen durch Übernahme des Debitorenmanagements
• Keine Forderungsausfälle: Die Factoringgesellschaft übernimmt das Ausfallrisiko bis zu 100 Prozent
• Zinsersparnis und Skontoausnutzung: Der Kfz-Betrieb kann teure Kontokorrentkredite zurückführen und gegenüber Lieferanten Skontoabzüge nutzen

Regelmäßige Kontrolle nötig

Mittels Kennzahlen kann das Autohaus überprüfen, ob das Forderungsmanagement gegriffen hat. Derartige Kennzahlen können beispielsweise der Prozentsatz der pünktlichen Zahlungseingänge oder die Vorfinanzierungsdauer sein.

Mit diesen Werten muss der Kfz-Betrieb einen Soll-Ist-Vergleich durchführen. Die erste Kennzahl sollte einen Wert von 100 Prozent erreichen, wohingegen die zweite maximal das durchschnittliche Zahlungsziel wiedergeben darf.

Eine große Bedeutung haben die Kennzahlen des Fordungsbestands. Wichtig ist dabei die Entwicklung der Zahlen. Die erste Kennzahl sollte sinken, während die zweite steigen muss. Die Kennzahl zum Forderungsausfall sollte gegen null tendieren. Allerdings lassen sich Forderungsausfälle nicht ganz vermeiden. Aus diesem Grund sollte das Autohaus diese Kennzahl, die eine deutlich sinkende Tendenz aufweisen muss, im Zeitverlauf betrachten.

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