Werkstattplanung: Prozesssicherheit statt Bauchgefühl

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Für Mario Böhm ist vor allem die Tatsache, dass jeder Mitarbeiter betriebsübergreifend den aktuellen Status eines Auftrags einsehen kann, von großem Vorteil. Möglich machen das die zahlreichen Schnittstellen, die die Software bietet – unter anderem auch zum Zeiterfassungsprogramm von Miditec, das die Dr.-Vogler-Gruppe einsetzt.

Damit ist nicht nur für die Serviceannahme bei Terminvergaben ersichtlich, ob der gewünschte Serviceberater anwesend ist. Jeder Mitarbeiter kann auch dem Kunden genau darüber Auskunft geben, ob das Fahrzeug noch in der Werkstatt ist, ob es gerade Probe gefahren wird oder ob es zur Abholung bereit steht. Ist Letzteres der Fall, schickt TKP den Kunden, die ihre Handynummer hinterlassen haben, automatisch eine SMS. Auch am Vorabend des vereinbarten Werkstatttermins erhält der Servicekunde eine Erinnerungs-SMS.

Reifen-Manager sorgt für Durchblick

Begeistert ist der Serviceleiter auch vom Modul Reifen-Manager von Soft-nrg, das seit einem guten Jahr im Einsatz ist: „Keiner unserer Monteure möchte das Programm mehr missen“, betont er.

Insgesamt halten in den zehn Reifenlagern der Gruppe rund 4.500 gewaschene Rädersätze ihren Sommer-, beziehungsweise Winterschlaf. Von jedem einzelnen Rad ist nicht nur der genaue Lagerplatz bekannt, sondern auch die Profiltiefe und der Zustand der Felgen. „So können wir aktiv Marketing betreiben und von der Zentrale in Bad Homburg aus auch Kunden anschreiben, die ihre Reifen in einem anderen Betrieb einlagern“, erklärt Mario Böhm.

Der Erfolg ist in Zahlen messbar: Die Dr.-Vogler-Gruppe hat ihr Reifengeschäft von 2009 auf 2010 um 20 Prozent gesteigert.

„Für mich ist TKP ein ideales Controllingtool. Von meinem Büro aus kann ich nicht nur genau sehen, was in welcher Werkstatt aktuell los ist, sondern auch, was in den kommenden Tagen los sein wird. Die Software ermöglicht mir eine effektive Auslastungsprognose“, bemerkt Mario Böhm.

Der Serviceleiter ist Verfechter eines strikten Controllings: „Ich bespreche jeden Tag die wichtigsten Kennzahlen wie die Auslastung oder die fakturierten AWs pro Kopf mit unseren Werkstattmeistern.“

Aktuell ist das Unternehmen dabei, den Leistungslohn nicht mehr wie bisher auf Gruppen herunterzubrechen, sondern auf die einzelnen Mitarbeiter. „Diese hohe Transparenz haben wir dank unserer Softwareprogramme – allen voran TKP.“

Die Mitarbeiter schätzen auch die einfache Bedienbarkeit von TKP: „Das Programm ist weitestgehend selbsterklärend und die kaufmännischen Angestellten in unserer Telefonzentrale kommen mit TKP bestens zurecht“, versichert Mario Böhm. Neben der Programmlogik sorgt auch eine Farbsteuerung für einen guten Überblick. Je nach Status sind die Aufträge verschieden farbig hinterlegt.

„Wenn ein Kunde sein Auto bei uns zum Service abgibt, muss man sicher sein, dass alles reibungslos klappt. Seitdem wir mit TKP arbeiten, erleben wir kaum noch Überraschungen. Ein schöner Nebeneffekt des reibungslosen Serviceprozesses ist, dass unsere Mitarbeiter mehr Zeit haben, um mit den Kunden zu reden“, lautet das Fazit von Mario Böhm.

Sich zufrieden zurücklehnen kommt für den Serviceleiter der Dr. Vogler-Gruppe dennoch nicht infrage: „Wir haben ein solides Fundament für ein transparentes und profitables Servicegeschäft gebaut. Doch Prozesse sind nicht in Stein gemeißelt, sondern lebendige Gebilde, an denen man kontinuierlich arbeiten muss. Wir befinden uns quasi mitten im Feintuning.“

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