Werkstattplanung: Prozesssicherheit statt Bauchgefühl

Redakteur: Julia Mauritz

Die Bad Homburger Mercedes-Benz-Autohausgruppe Dr. Vogler nutzt den Termin- und Kapazitätsplaner TKP von Soft-nrg in allen 10 Betrieben und schätzt die gestiegene Transparenz.

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Toralf Jöhrend (li.), Verkaufsberater bei Soft-nrg, und Mario Böhm, Gesamtserviceleiter der Autohausgruppe Dr. Vogler, kooperieren seit 2008.
Toralf Jöhrend (li.), Verkaufsberater bei Soft-nrg, und Mario Böhm, Gesamtserviceleiter der Autohausgruppe Dr. Vogler, kooperieren seit 2008.
( Foto: Mauritz )

Wenn ein Serviceberater vom Bad Homburger Mercedes-Benz-Autohaus Dr. Vogler einen Kollegen im Bad Camberger Betrieb vertritt, kommt der Serviceprozess zu keiner Zeit ins Stocken: Er loggt sich einfach am Rechner seines Kollegen ein und kann sofort loslegen. „Sämtliche nötigen Informationen sind über alle Betriebe hinweg per Mausklick da“, erzählt der Gesamtserviceleiter der Dr.-Vogler-Gruppe Mario Böhm.

„Ein großes Unternehmen lebt von sicheren Arbeitsprozessen.

Prozessschritte sauber dokumentiert

Jeder Servicemitarbeiter muss dem Kunden zu jeder Zeit Auskunft über den Reparaturstatus seines Fahrzeugs geben können. Er muss nicht nur die Systeme beherrschen, sondern auch den Serviceprozess des Herstellers und die Prozesswertkultur des Unternehmens kennen und leben“, bemerkt er. Daher hat die Dr.-Vogler-Gruppe, die zehn Betriebe an neun Standorten betreibt und 380 Mitarbeiter beschäftigt, sämtliche Prozessschritte sauber im Intranet dokumentiert.

Das Herzstück des Serviceprozesses bildet die Termin- und Kapazitätsplanung. Seit dem Jahr 2008 arbeitet die Autohausgruppe mit der Software TKP von Soft-nrg. Das modular aufgebaute Programm ist an allen Mercedes-Benz-Pkw- und -Nfz-Standorten und im Lackierzentrum im Einsatz sowie im Iveco-Betrieb.

Insgesamt managt das gesellschaftergeführte Unternehmen mit dem Programm 65.000 Werkstattdurchgänge im Jahr, davon rund 16.000 in der Bad Homburger Unternehmenszentrale. Seit der Einführung der Software sei nicht nur die Transparenz im Betrieb deutlich gestiegen, sondern auch die Effektivität, bemerkt Mario Böhm.

Werkstattauslastung steigern

Übersichtliche Balkendiagramme, die die Werkstattauslastung für die kommenden Tage darstellen, vereinfachen die Terminvergabe und entlasten damit die Serviceannahme. Die akkurate Planung, die TKP ermöglicht, entzerrt nicht nur die Fahrzeugannahme und -abholung, sondern sorgt auch dafür, dass die Werkstattfachbereiche und -teams kontinuierlich ausgelastet sind.

„Die Software bildet exakt den Servicekernprozess von Mercedes-Benz ab“, sagt Mario Böhm. Das Programm führt den Servicemitarbeiter bei der Terminvereinbarung Schritt für Schritt durch den vom Hersteller vorgegebenen und im Unternehmen gewünschten Serviceablauf. So kann es beispielsweise nicht passieren, dass er vergisst, dem Kunden ein Ersatzfahrzeug anzubieten. Zudem ist gewährleistet, dass die Terminvergabe immer nach dem optimalen Prozess abläuft.

Interne Termine steuern

Gleichzeitig biete die Software aber auch viele Individualisierungsmöglichkeiten, betont Soft-nrg-Verkaufsberater Toralf Jöhrend. Dazu gehöre die individuelle Werkstattorganisation genauso wie die Berücksichtigung verschiedener Arbeitszeitmodelle.

„Beispielsweise ist es möglich, Termine an bestimmte Teams wie Karosserie oder Elektrik zu vergeben oder direkt an die Mechaniker. Ein Autohaus kann auch die Aufnahmetaktungen und Vertretungsregelungen definieren und mit der Software verschiedene Arbeitszeitmodelle verwalten“, erzählt Toralf Jöhrend. Auch interne Termine wie die Neu- und Gebrauchtwagenaufbereitungen ließen sich mit TKP steuern.

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