Zeitmechanik managt Werkstattauslastung

Ist die Werkstatt nur zu 70 Prozent ausgelastet, liegt eine wichtige Umsatzquelle brach. Das Planungstool www.zeitmechanik.net soll die Auslastung verbessern.

Die durchschnittliche Werkstattauslastung der Fabrikatsbetriebe betrug im letzten Monat 79 und die der Freien Werkstätten lediglich 72 Prozent. Das ist zu wenig! „Ist die Werkstatt im Schnitt nur zu 70 Prozent ausgelastet, liegt eine wichtige Umsatzquelle brach“, erklärt Willi Krüger, Geschäftsführer der Zeitmechanik GmbH in Meerbusch. Eine nahezu hundertprozentige Monteurauslastung lasse sich in nur vier Wochen erreichen, weiß der Suzuki-Vertragshändler und Betreiber einer Toyota-Werkstatt aus eigener Erfahrung.

Zusammen mit Markus Stamm entwickelte er das Planungstool „www.zeitmechanik.net“. „Wir wollten ein Organisationsinstrument schaffen, das übersichtlich und von allen Mitarbeitern einfach zu bedienen ist“, erläutert Betriebsberater Markus Stamm. Das Resultat: „Aus dem Stand heraus erreichten wir eine Auslastungsverbesserung von bis zu 30 Prozent, ohne dass die Arbeit für die Servicemitarbeiter stressiger wurde“, betont Willi Krüger und fügt hinzu: „Das bedeutet einen zusätzlichen Ertrag von rund 2.000 Euro pro Mechaniker und Monat.“

Onlinebetreuung

Ein großer Vorteil: Der Werkstattplaner ist eine internetbasierte Anwendung. „Dadurch können wir in die Planungen der Werkstätten hineingucken und unsere rund 500 Kunden direkt im Alltagsgeschäft intensiv beraten“, sagt Markus Stamm. Die Meerbuscher Entwickler gliedern das Zeitmechanik-System in zwölf Funktionsbereiche:

• Verfügbarkeit: Grüne und schwarze Balken zeigen dem Anwender, wie viel Zeit eines Mechanikers noch zur Verfügung steht.
• Schichtpläne/Urlaub/Krankheit: Der Disponent weiß, welche Mitarbeiter einsetzbar sind.
• Leihwagen/Probefahrten: Die Servicemitarbeiter sehen, welche Fahrzeuge verplant oder frei sind.
• Direktannahme: Eine Übersicht zeigt die Nutzung der Direktannahme und organisiert die Zeit der Serviceberater.
• Suchfunktion: Abgerechnete Aufträge findet der Anwender per Mausklick.
• Wochen- und Monatsübersicht: Der Serviceleiter analysiert die Werkstatteffektivität und stellt fest, wie zum Beispiel Werbeaktionen wirken.
• Ampelfunktion: Die Farben Rot, Gelb und Grün zeigen allen Mitarbeitern den Auftragsstatus an.
• SMS: Eine SMS erinnert die Kunden an den Werkstatttermin.
• Notizen: Der Anwender notiert wichtige Tagesinformationen.
• Clipboard: Eine Erinnerungsliste zeigt alle Aufträge, die noch nicht konkret geplant wurden.
• Abholzeit/Kunde wartet: Der Servicemitarbeiter managt die Priorität der Aufträge.
• Betriebsanpassung: Bereits während der kostenlosen Testphase installieren die Zeitmechanik-Mitarbeiter betriebsspezifische Funktionen (mehrere Filialen).

An jedem PC-Arbeitsplatz mit Internetanschluss erkennen die Anwender den aktuellen Stand der geplanten, erledigten und noch abzuarbeitenden Aufträge. Sie sehen auf einen Blick, ob die Mechaniker ausgelastet sind oder ob sie noch weitere Reparaturaufträge annehmen können. „Zeitmechanik verbessert die Werkstattabläufe und gibt dem Serviceberater mehr Zeit für die Kundengespräche in der Direktannahme. Denn dort muss er für das Autohaus das Geld verdienen“, resümiert Willi Krüger.

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