Autohaus Schmitz schafft Transparenz im Prämienmanagement

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Die Prämienzahlungen für Neuwagen bestimmen die Marge im Vertrieb. Den Geldfluss vom Importeur überwacht das Autohaus Schmitz mit einem selbstentwickelten Tool, das inzwischen noch viel mehr kann. Es macht den Seat- und Skoda-Händler zu einem der Gewinner des Digital Automotive Awards 2020.

Zunächst mit Seat, inzwischen auch mit Cupra und Skoda ist das Autohaus Schmitz aus Ebernhahn in den vergangenen Jahren kräftig gewachsen. 1.500 Neu- und Gebrauchtwagen vermarktete der Familienbetrieb aus dem 1.250 Einwohner zählenden Städtchen im Westerwald nahe Montabaur zuletzt. Doch trotz des Erfolgs war Juniorchefin Vanessa Schmitz nicht glücklich mit der Entwicklung des Neuwagenertrags. Die erwartbaren Skaleneffekte – mehr Ertrag durch mehr Einheiten bei annähernd gleichbleibenden Fixkosten – wollten nicht recht eintreten.

Die Fehleranalyse war frustrierend und erhellend zugleich: Im Dickicht der Prämienprogramme der Hersteller und der Verwaltung der Prämienforderungen schlichen sich immer wieder Fehler ein oder die Möglichkeiten der Prämierung für verkaufte Neuwagen wurden einfach nicht ausgeschöpft. Dazu kamen Fehler in der Eingabe der Verwaltungsdateien (in Excel), zeitraubende Doppeleingaben von Informationen und ein fehlender Informationsfluss zwischen den Mitarbeitern. Kurz, die Lage war unbefriedigend. Gegenmaßnahmen waren so einfach nicht zu ergreifen, weil weder die EDV-Systeme der Hersteller noch Programme freier Anbieter die Daten hätten wie gewünscht verwalten und verarbeiten können.

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Letztlich hieß die Antwort „digital auf die Erfolgsspur mit eigenen Lösungen kommen“, wie es Vanessa Schmitz bei einem Vor-Ort-Besuch der Jury des „Digital Automotive Awards 2020“ von »kfz-betrieb« formulierte. Eine Keimzelle der digitalen Transformation des Unternehmens war dabei ihr Studium in San Diego und Koblenz, das eine Projektarbeit forderte. Darin fand die Juniorchefin zunächst ihren kreativen Raum, um über Missstände und Lösungsansätze nachzudenken. Eine Software-Spezialistin war sie freilich nicht. Schließlich half Kollege Zufall, da ein bekannter IT-Spezialist wiederum auf der Suche nach einem Projekt war, das er seinerseits im Rahmen der Ausbildung umsetzen musste.

Entstanden ist in der Folge eine ganze IT-Welt im Autohaus Schmitz, die das Zeug hat, die gesamten Unternehmensprozesse digital abzubilden, zu vereinfachen und zu beschleunigen. Inzwischen verwaltet die Software „Hallo Mia“ die vom Hersteller gewährten und zu zahlenden Prämien auf verkaufte Neuwagen, ermöglicht zahlreiche Reportings und lässt alle Mitarbeitern auf einen zentralen Datenpool zugreifen. Zudem lässt sich der Fahrzeugbestand verwalten und die Verkaufsmitarbeiter haben einen speziell auf das Unternehmen zugeschnittenen Verkäuferarbeitsplatz.

Nebenbei entwickelte sich die aus der Not heraus entwickelte Software-Idee zu einem klassischen Start-up. Hinter „Hallo Mia“ steht inzwischen die Management Innovation for Automotive GmbH, kurz MIA. Die browserbasierte Software wird inzwischen auch an andere Händler vermarktet, die für jedes verwaltete Fahrzeug eine Lizenzgebühr zahlen. Geschäftsführerin von MIA ist Vanessa Schmitz. Sie überlegt laufend mit ihrem IT-Team und den Anwendern selbst, welche Features fehlen, um die Verwaltung der Autohausprozesse zu verbessern und möglichst digital darzustellen.

Es geht, verrät Schmitz, um einen „Triple Win“ durch die Verbesserungen: Für das Autohaus Schmitz selbst, für die anderen Anwender und für die Software-Schmiede MIA. Bisher scheint sich die Wirkung jedenfalls einzustellen. Die Rückmeldungen der Lizenznehmer sind durchweg positiv. Im Autohaus Schmitz ist der Neuwagenertrag um 16 Prozent gestiegen.

Entscheidend dafür war die Schaffung durchgehender digitaler Prozesse mit transparenten Daten, die alle in einem Programm zusammengeführt sind und auf die die Mitarbeiter barrierefrei zugreifen können. Der Auslöser aber war das zeitraubende und fehleranfällige Prämienmanagement. Im Autohaus-Alltag vergehen zwischen Kaufvertrag und Auslieferung viele Wochen, währenddessen sich die Prämien ändern, die Kalkulation für den Endkundenpreis nicht mehr nachvollziehbar wird, oder Prämienforderungen gegen den Hersteller einfach aus dem Blick geraten.

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Mit der Mia-Software ist das nun vorbei. Ihr Einsatz bringt

• Große Zeitersparnis durch den automatisierten Datenimport sogar aus PDF heraus

• Hohe Datentransparenz: Jeder Mitarbeiter kann jederzeit nachsehen, was hinterlegt ist, was beantragt werden muss

• Prämienforderungen werden sofort nach dem Verkauf eingebucht und bei Zahlungseingang ausgebucht

• Tagesaktuelle Reportings, weil Daten sofort eingegeben werden

• Prämien können nicht nur rückwirkend berechnet werden, sondern auch in die Zukunft, Vorkalkulation was künftig zur Auslieferung kommt und einfachere Ertragskalkulation

• Maximierung der Prämienausschöpfung für das Autohaus

• Führung der Mitarbeiter durch die Angebotserstellung, wodurch Fehler vermieden werden

• Bessere Vertriebsergebnisse ohne weiteren Personalaufbau wegen der hohen Zeitersparnis gegenüber früheren Aufgabenstellungen.

„Ich weiß inzwischen genau und jederzeit, welche Prämien ich noch von welchem Hersteller zu bekommen habe“, verdeutlicht Schmitz den Quantensprung in der Forderungsverwaltung. In der Folge fließen die Zahlungen auch schneller, die Liquidität im Unternehmen steigt.

Im Zuge der MIA-Entwicklung zeigte sich zudem, dass die Digitalisierung und Zentralisierung der Daten noch viele weitere Anwendungen ermöglicht, die die Steuerung des Unternehmens erleichtern. Reportings per Knopfdruck und individuelle Auswertungen zur Planung der nächsten Geschäftsmonate wurden möglich. Der Fahrzeugbestand wurde intern für alle Mitarbeiter sichtbar und ist stets aktuell. Zudem können die einmal erfassten Daten genutzt werden, um die einschlägigen Fahrzeugbörsen mit den Angeboten des Autohauses zu bestücken.

Auch im Auslieferungsprozess bewährt sich die erreichte Datentransparenz. Weil kein Auto den Hof verlässt, bevor es nicht bezahlt ist, schafft das System Klarheit über offene Posten. Jeder Mitarbeiter kann sich über den Status eines Auftrags informieren – interne Nachfragen entfallen. Die Auslieferung ist zudem ein gutes Beispiel für eine weitere Stoßrichtung der MIA-Software, die künftig an Bedeutung gewinnen wird: die Ausgestaltung der Customer Experience. Die Käufer können selbst und unabhängig von Öffnungszeiten nachsehen, ob ihre Zahlung eingegangen ist, wann das Auto auslieferungsfertig ist oder ob sie noch Dienstleistungspakete wie den Zulassungsservice dazu buchen möchten.

„Wir rationalisieren und digitalisieren damit immer gleichlaufende Prozesse, die zwar notwendig sind, über die wir aber kein einziges Auto mehr verkaufen. Gleichzeitig stärken wird die Kundenbindung und Kundenansprache“, fasst Vanessa Schmitz diesen Aspekt zusammen. Diesen unternehmerischen Zielen dienen inzwischen auch eine als Baukastensystem entwickelte Webseite und ein Leadmanagementsystem, die ebenfalls über „Hallo Mia“ gesteuert werden. Es scheint, als würde das Autohaus Schmitz die digitale Erfolgsspur so schnell nicht verlassen.

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