Dealer-Management-System aus der Praxis für die Praxis

Die Besonderheit des DMS der VAPS EDV ist, dass es den Service-Kernprozess von Volkswagen abbildet und die Software die Mitarbeiter logisch durch die Serviceabläufe führt.

Wer glaubt, Gran Canaria sei eine reine Ferieninsel, die aufgrund ihrer geografischen Lage vom Rest der Welt abgeschnitten ist, irrt. Kfz-Unternehmer und Volkswagen-Importeur Oliver Alonso steuert von der Firmenzentrale in der Inselhauptstadt Las Palmas aus VW-Konzernmarken-Autohäuser in Gibraltar, Venezuela, Kolumbien und den Kapverden. Seit rund neun Jahren betreibt er sogar auf Kuba einen Betrieb. Zudem ist das Unternehmen Domingo Alonso AVIS-Franchisepartner für die Kanaren.

„Mein Großvater hatte das Unternehmen im Jahr 1935 gegründet, das nötige Kapital hatte er mit dem Export von Tomaten verdient“, erzählt Oliver Alonso über die Anfänge des Unternehmens. Aus dem kleinen Familienbetrieb ist mittlerweile eine beachtliche Unternehmensgruppe geworden. Im Jahr 2007 erzielte Domingo Alonso einen Umsatz von 870 Millionen Euro. Die rund 1.000 Mitarbeiter verkauften 39.487 Neuwagen. Und die Zeichen stehen weiter auf Wachstum. In Lateinamerika will der umtriebige Geschäftsführer weitere Autohäuser eröffnen.

EDV-technisch sind die Betriebe alle miteinander vernetzt. „Ein Dealer-Management-System, das die Abläufe wirksam unterstützt und auch eine reibungslose innerbetriebliche Kommunikation zwischen Serviceberater, Werkstatt und Ersatzteillager sicherstellt, ist unverzichtbar“, fügt Alonso hinzu.

Selbst entwickelt

Da keines der auf dem Markt befindlichen Systeme seinen Anforderungen entsprach, entschloss sich der umtriebige Geschäftsführer vor rund acht Jahren, die Softwareentwicklung selbst in die Hand zu nehmen.

Das Ergebnis ist das Dealer-Management-System AMIS. Dieses steht seit April letzten Jahres auch den deutschen Händlern zur Verfügung. Initiiert durch die VAPS EDV Service und Vertrieb GmbH wurde es dem hiesigen Markt angepasst und weiterentwickelt. AMIS deckt den Neu- und Gebrauchtwagenhandel, den Ersatzteilbereich und das Servicegeschäft ab. „Das Besondere am System ist, dass AMIS den VW-Service-Kernprozess abbildet. Alle Vorgänge laufen logisch ab und führen so die Mitarbeiter durch den kompletten Serviceprozess“, erklärt Oliver Alonso.

Und der läuft wie folgt ab: Auftrag anlegen, Werkstattauslastung prüfen, Servicetermin einplanen und anlegen, Ersatzwagen organisieren, Kunden per E-Mail oder SMS benachrichtigen, wenn das Fahrzeug fertig ist.

Jeder Mitarbeiter, der in den Serviceprozess involviert ist, hat eine individuelle Maske, in der er nur die Daten einsehen und eintragen kann, die für ihn relevant sind. Er kann damit seine Aufgabenliste sehr effizient und schnell abarbeiten.

„Ein Autohaus kann seine Kosten mithilfe von AMIS deutlich senken, weil die Software nicht nur die Abläufe optimiert, sondern auch die Durchlaufzeiten verringert. Da das Programm sehr benutzerfreundlich ist und im Grunde selbsterklärend, ist die Zeitersparnis der Mitarbeiter enorm“, erklärt Dennis Skora, Produktmanager der VAPS EDV Service und Vertrieb GmbH.

Wissen, wo das Auto ist

Was genau jeder Mitarbeiter sehen darf, kann ein Autohaus übrigens selbst festlegen. Bei Domingo Alonso beispielsweise kann jeder Monteur nicht nur seine Produktivität und seinen Leistungsgrad aktuell abrufen, sondern auch den seiner Kollegen. Die 29 Monteure und die drei Lageristen, die im VW- und Audi-Betrieb in Las Palmas beschäftigt sind, erhalten eine variable Erfolgsprämie, die an diese beiden Faktoren gekoppelt ist.

„Bei der Entwicklung von AMIS wurde sehr darauf geachtet, dass die Transparenz im Autohaus möglichst hoch ist“, betont Dennis Skora. „Jeder einzelne Prozessschritt wird im System genau dokumentiert. Der Kundenbetreuer sieht beispielsweise sofort, wo sich das Kundenfahrzeug aktuell befindet und welcher Monteur welche Arbeiten erledigt hat“, bemerkt Sven Freitag, Produktmanager der VAPS EDV.

Aktuelles Lager

Die gesteigerte Transparenz durch den Einsatz von AMIS macht sich auch bei Domingo Alonso bemerkbar. Alle Teile werden bereits im Wareneingang per Barcode-Scanner erfasst und automatisch ins System gespeichert.

„Dank des systemgestützten Wareneingangs hat das Autohaus einen topaktuellen Überblick über die Lagerbestände und kann jede Menge Auswertungen fahren. Beispielsweise wie oft ein Artikel in einem bestimmten Monat verkauft wurde“, erklärt Juan Carlos Marcos Llorente, Serviceleiter bei Domingo Alonso. Diese Auswertung ist vor allem deswegen möglich, weil das System auch mobile Endgeräte unterstützt. Daher ist AMIS für Autohäuser interessant, die für ihre Dialogannahme PDAs oder Smart Phones nutzen.

„Seitdem Domingo Alonso AMIS in seinen Betrieben eingeführt hat, ist die Auslastung der Monteure von 65 Prozent auf über 95 Prozent gestiegen“, erklärt Dennis Skora. „Auch den Ersatzteilverkauf konnten wir dank unseres intensiven Reportings von 5,3 Millionen Euro im Jahr 2006 auf 6,8 Millionen Euro 2008 steigern. Gleichzeitig ist der Lagerbestand deutlich gesunken und kann fünf Mal im Jahr umgeschlagen werden“, ergänzt Oliver Alonso.

Viele Controlling-Tools

Begeistert ist der Geschäftsführer von den zahlreichen Auswertungsmöglichkeiten und Controlling-Tools, die AMIS Business bietet. „Ich habe mir mit Amis Business den Traum von aktuellen Kennzahlen auf Knopfdruck erfüllt“, schwärmt er.

Beispielsweise sieht Alonso in Echtzeit, wie viele Stunden die Werkstatt verkauft oder an welchen Wochentagen besonders viele Neuwagen vermarktet werden. Auch die Leistung seiner Mitarbeiter ist für ihn auf einen Blick erkennbar.

Die Tatsache, dass das Autohaus in Las Palmas beim internationalen Wettbewerb „VW Service Quality 2008“ unter den besten 100 Betrieben landete – bei rund 9.000 Teilnehmern – schreibt Oliver Alonso zwar nicht nur, aber auch dem Dealer-Management-System zu.

Die Praxisnähe von AMIS war der ausschlaggebende Grund, weshalb VAPS EDV Service und Vertrieb die Entwicklung für Deutschland übernommen hat. Das Unternehmen aus Isernhagen ist schon seit knapp zwei Jahrzehnten als IT-Dienstleister für die VW/Audi-Händler tätig und kennt daher sehr genau die Bedürfnisse und Anforderungen der Autohäuser an ein DMS.

AMIS Business bietet Schnittstellen zu allen VW-Herstellersystemen und eignet sich für Autohäuser aller Betriebsgrößen, die Volkswagen, Audi, Skoda und Seat vertreiben. Die Schulungen und das Rollout im Handel übernimmt das Dienstleistungsunternehmen IS-Handel.

Der gran-canarische Erfolg ist in Deutschland für den ersten User ab 49 Euro monatlich, für jeden weiteren User ab 39 Euro monatlich imitierbar. Seit Anfang des Jahres bietet die VAPS auch ein Hosting-Modell für das DMS AMIS Business an. „Ab dem 1. Juni 2009 will die VAPS die Vision des Autohauses ‚aus der Steckdose’ realisieren – dann kann ein Betrieb seine komplette Software auslagern“, erzählt Dennis Skora stolz.

(ID:285778)