DMS: Rückgrat eines Unternehmens

Wolters Nutzfahrzeuge setzt das Dealer-Management-System Filaks Plus von der Freicon AG ein. Geschäftsführer Hans-Gerd Perau beschreibt, wie das Unternehmen die Software einsetzt.

Der Normalfall sieht so aus: Zuerst testet der Hersteller eine Software, dann gibt er sie an seine Händler weiter. Nicht so bei Wolters Nutzfahrzeuge aus Nordrhein-Westfalen; der Iveco- und Fiat-Betrieb nutzte das Dealer-Management-System (DMS) Filaks Plus noch vor seinen Herstellern.

DMS an den Betrieb angepasst

Als das Unternehmen einen Betrieb in Krefeld übernahm, erneuerte es auch die in die Jahre gekommenen Systeme und die Hardware. „Das DMS ist das Rückgrat eines Unternehmens — hier laufen alle Informationen zusammen“, erklärt Geschäftsführer Hans-Gerd Perau, warum er ausgiebig nach einem Programm gesucht hat. Er wurde bei der Freicon AG aus Freiburg fündig: „Freicon betreut auch kleinere und mittelständische Unternehmen. Uns war es wichtig, einen Partner zu haben, der unsere Situation versteht, uns ernst nimmt und jederzeit ansprechbar ist“, sagt Perau.

Die Pilotphase lief an: „Gemeinsam mit Freicon haben wir das System an unsere Betriebe angepasst und nicht andersherum. Wir haben vorgegeben, was wir benötigen, und die Programmierer haben unsere Vorstellungen umgesetzt“, sagt Perau.

„Spielphase“

Ein halbes Jahr bevor das System online gehen sollte, ließ Perau einen Laptop durch die Betriebe gehen, auf dem das DMS installiert war. „So konnten alle Mitarbeiter ein wenig ‚spielen’, sich damit vertraut machen und alle Funktionen ausprobieren, ohne Gefahr zu laufen, den Kundendaten zu schaden“, erläutert Perau.

Danach nahm das gesamte Wolters-Team an einer Schulung teil. Über zwei Wochen hinweg erklärte der Freicon-Außendienst in Drei-Tages-Blöcken das neue Programm. Gleich danach startete eine Testversion von Filaks Plus auf den Betriebsrechnern. Das alte System lief noch drei Monate parallel, bis Perau es abschaltete. „Freicon hat alle Daten zusammengefügt und in Filaks Plus eingespielt. Wir konnten sofort mit der Arbeit beginnen“, sagt Perau. Während des Starts waren Mitarbeiter von Freicon vor Ort und konnten auftretende Probleme sofort aus dem Weg räumen. „Wir haben 55 Arbeitsplätze neu ausgestattet – das kostet Nerven und viel Geld.“ Insgesamt investierte Wolters Nutzfahrzeuge 150.000 Euro in die neue Struktur. „Der Hauptteil ging dabei für die Hardware drauf – daran wollten wir nicht sparen“, sagt Perau

Aus sieben mach eins

Heute greifen die Standorte in Kalkar, Krefeld, Geldern und Bocholt auf die gleichen Datenbanken zurück. „Vor Filaks Plus hatten wir sieben verschiedene Kundenstämme, jetzt nur noch einen“, sagt Perau. Die Daten lagern auf dem Server in der Zentrale in Kalkar, stehen aber jedem Standort zur Verfügung.

Neben den Lizenzen und regelmäßigen Updates bietet Freicon auch eine Hotline an, die das Wolters-Team bei Problemen kontaktieren kann. „Es herrscht große Disziplin unter unseren Mitarbeitern, nicht bei jeder Kleinigkeit anzurufen. Zuerst versuchen wir, selbst eine Lösung zu finden“, sagt Perau. Zweimal jährlich bespricht sich Perau mit dem Freicon-Außendienst, inwiefern sie das DMS optimieren können.

Eigene Parameter

Denn bei Filaks Plus handelt es sich laut Perau um ein „offenes System“, bei dem die Mitarbeiter eine Vielzahl von Parametern und Informationen nachträglich eingeben können. „Wir haben beispielsweise einige Kunden aus den Niederlanden – bei einer Rechnung müssen wir den umsatzsteuerfreien Betrag angeben. Das DMS erkennt das automatisch und wir müssen nicht nacharbeiten“, erklärt Perau. Diese Funktion sei eine der zahlreichen Möglichkeiten, die das Programm in petto hat: „Wir reizen es wohl noch viel zu wenig aus – da ist noch viel Raum nach oben“, ist sich Perau sicher.

Erst nach der Pilotphase bei Wolters sprang Iveco auf den DMS-Zug auf: „Zehn Mitarbeiter prüften Filaks Plus bis ins kleinste Detail und perfektionierten es für das Tagesgeschäft. Davon profitieren auch wir“, sagt Perau. Mittlerweile arbeiten alle Iveco-Niederlassungen mit dem System.

Eine aktuelle Übersicht über die am Markt erhältlichen Dealer-Management-Systeme finden Sie hier.

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