Wellergruppe Eine App beantwortet dem Händler (fast) alle Fragen

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Wie gut ist die Werkstatt ausgelastet? Welcher Rabatt ist bei welchem Auto möglich? Wie gesund ist der Fahrzeugbestand? Die Wellergruppe kann all diese Fragen mithilfe einer Software beantworten – und gehört damit zu den Gewinnern des Automotive Business Awards 2022 in der Kategorie Digitalisierung.

2.000 Mitarbeiter an 30 Standorten, die weit mehr als 35.000 Autos verkaufen und für über 250.000 Werkstattdurchläufe sorgen: Das Geschäft des Mehrmarkenhändlers Wellergruppe hat eine gewisse Komplexität. Doch was genau an welcher Stelle im Unternehmen aktuell passiert, blieb bislang im Halbdunkel – ein Problem, mit dem nach wie vor weite Teile der mittelständischen Wirtschaft kämpfen. Doch die Wellergruppe will es dabei nicht bewenden lassen und bündelt deswegen all ihre Datentöpfe, um eine einheitliche Wissensgrundlage im Unternehmen zu schaffen. Und das ist nur der erste Schritt.

Business Intelligence ist das Schlagwort. Der Begriff kommt aus der Wirtschaftsinformatik und beschreibt Verfahren, mit deren Hilfe Unternehmen ihre Abläufe und Prozesse sowie deren Effektivität kontrollieren können. Bei der Wellergruppe heißt die Software dafür Wellerapp und ist eine Eigenentwicklung.

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Wer jetzt allerdings an Smartphones und Tabletcomputer denkt und daran, mehr oder weniger komplexe Programme für die mobilen Geräte aus App-Stores zu laden, der liegt ein Stück weit falsch. Denn es geht schlichtweg um eine Anwendung, die Mitarbeiter der Gruppe an ihren Arbeitsplatzcomputern nutzen können, um besser zu verstehen, was im Unternehmen vorgeht. Die Wellergruppe ist bei der Namenswahl der Software also einfach nur nah an der Bedeutung des englischen Begriffs „App“ geblieben. Und dieser steht für „Anwendung“. Aber was leistet die Wellerapp als Anwendung für die Gruppe?

Nach Angaben des Unternehmens bietet sie Mitarbeitern weit über 100 Anwendungsfälle für die Datenauswertung. Ein Beispiel ist die Analyse des aktuellen Gebrauchtwagenbestands.

Mit der Höhe der Standzeit steigen für den Händler beispielsweise unter anderem die Kosten dafür, den Bestand zu finanzieren. Die App zeigt jetzt, wie die Bestände einzelner Standorte beschaffen sind. Wie hoch ist gerade etwa die durchschnittliche Standzeit? Wie hoch ist der Anteil von Langstehern? Welcher Anteil des Bestands ist noch nicht fertig für den Verkauf? Wie schnell senken Standorte die Preise? Stimmen die Erträge?

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Daten wie diese können Standort- oder Verkaufsverantwortliche mithilfe der Software schnell in Erfahrung bringen. „Und es gibt keine Diskussionen mehr im Team, wer die richtigen Zahlen hat“, sagt Shannon Hellmann, bei der Wellergruppe verantwortlich für die Geschäftsaktivität unter dem Markennamen Autoweller, der für die Markenwelten Toyota, Lexus, Seat und Cupra steht. Denn die Daten kommen aus zentralen Systemen.

Eine weitere Abfragemöglichkeit mit Bezug zum Fahrzeugvertrieb sind die Rabattstrukturen, die dem Händler und seinen Verkaufsberatern zur Verfügung stehen. Welche Nachlässe im Neuwagengeschäft sind für welche Modellreihe und welchen Antriebstyp in welcher Kundengruppe möglich? Die Möglichkeiten gestalten sich in der Praxis durchaus komplex.

Autoweller will mit der neuen Übersicht dafür sorgen, dass sich in den Vertriebsteams keine Pauschalregelungen etablieren, die am Ende für das Unternehmen vielleicht einen wirtschaftlichen Nachteil bedeuten können, weil sie die tatsächlich möglichen Rabatte nicht abbilden. Jetzt stehen den Verkaufsteams zentral alle maximalen Nachlässe auf Knopfdruck zur Verfügung, und sie können mit den Kunden entsprechend verhandeln.

Und auch im Werkstattgeschäft gibt es diverse Anwendungsfälle der App. Beispiele: Wie steht es gerade um die Auslastung der einzelnen Werkstätten der Gruppe? Wie ist gerade die Leistungsfähigkeit der einzelnen Teams? Wie stark müssen die jeweiligen Standorte gerade wegen Abwesenheiten einzelner Kollegen kämpfen? All Diese Daten generiert die Software aus unterschiedlichen Systemen.

Damit der Wellergruppe heute solche Zahlen zur Verfügung stehen, ging das Unternehmen einen gewissen Weg. Vorgänger der Wellerapp waren digitale Tafeln mit Kennzahlen, die Mitarbeiter über die Standorte hinweg zusammentrugen und die dann zentral veröffentlicht wurden – letztlich ein manueller Prozess, der viel Personal gebunden hat, um die Daten zusammenzutragen. Heute geht das Ganze automatisiert.

Ein eigenes Team für die App

Um seine Daten zusammenzufassen und sie für Mitarbeiter analysierbar zu machen, beschäftigt die Wellergruppe mittlerweile ein eigenes Team. Drei Entwickler und ein freiberuflicher Mitarbeiter sind heute für die Wellerapp zuständig und entwickeln sie weiter.

In der Belegschaft stieß die hauseigene Business-Intelligence-Software zunächst auf „viel Widerstand“, wie Brandmanager Hellmann beschreibt. Das lag aber nicht daran, dass es sich bei der Software um ein Eigengewächs handelte, sondern an dem Charakter, den ihr mancher Mitarbeiter zuschrieb. „Sie wurde teils als reines Kontrollinstrument angesehen“, sagt Hellmann. Die Anspannung löste sich durch fortwährende Kommunikation im Team.

„Schwarmintelligenz“ macht Prozesse schlanker

Die Wellergruppe und ihre Mitarbeiter können das Geschäft durch die Software heute nach eigenen Angaben deutlich besser steuern als früher. Es habe sich eine Art „Schwarmintelligenz“ gebildet, erläutert Brandmanager Hellmann. Gruppenweite Aktionen ließen sich viel leichter planen als früher und die Prozesse ließen sich durch das vereinheitlichte Wissen verschlanken. Das kann am Ende Kosten sparen.

Heute liefert die Software der Wellergruppe vor allem zentralisierte und aktuelle Informationen. Dabei will es der Händler allerdings nicht bewenden lassen. Die App soll zu einem Workflow-System werden, wie Brandmanager Hellmann sagt. Das heißt: Künftig will die Wellergruppe über das System Mitarbeitern nicht mehr nur Information – unter anderem für den Kundenkontakt – bereitstellen, sondern auch die Abwicklung konkreter Arbeitsschritte ermöglichen.

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