Personalplanung: Der schnelle Klick für den Überblick

Mit dem Zeitmanagement- und Personalplanungsprogramm ZWI von HRF steuert das Hannoveraner Mercedes-Benz-Autohaus Bartels seine Abläufe effektiver.

Nur selten geht bei der Einführung eines neuen Softwareprogramms alles glatt: Das weiß auch Silke Schuchardt, Serviceassistentin im Hannoveraner Mercedes-Benz-Autohaus Bartels, aus eigener Erfahrung. Daher eilte sie an einem kalten Tag im vergangenen Dezember als erste in den Betrieb und bereitete sich seelisch und moralisch auf jede Menge Mails und Anrufe vor – schließlich sollte eine neue Zeiterfassung eingeführt werden. Doch nichts passierte. Keine Nachfragen, keine Beschwerden. „Die Umstellung auf das Zeitmanagementprogramm ZWI von HRF hat wirklich völlig reibungslos geklappt“, freut sich die Serviceassistentin rückblickend. Die Software sei so bedienerfreundlich, dass die 48 Bartels-Mitarbeiter auf Anhieb damit zurechtgekommen seien.

Ins Schwärmen gerät Silke Schuchardt auch, wenn sie von den umfangreichen Funktionen von ZWI spricht. Das Programm des Softwarespezialisten HRF ist nämlich weitaus mehr als eine reine Zeiterfassung. Die Mitarbeiter von Autohäusern und Servicebetrieben können sich in das Programm einloggen und direkt an ihrem Arbeitsplatz ein- oder ausstempeln.

Zeitmodelle und -arten frei wählbar

Darüber hinaus ist es mit ZWI aber auch möglich, zahlreiche Auswertungen vorzunehmen – bis hin zur Analyse der Produktivität einzelner Mitarbeiter. Das Autohaus Bartels nutzt die Software darüber hinaus als Personalplanungstool.

„Das Besondere ist die hohe Flexibilität des Programms. Mit wenigen, selbsterklärenden Mausklicks kann ich beispielsweise die Arbeitszeitmodelle für die Mitarbeiter und Teams verändern – tages-, wochen- oder monatsweise. Das ist insbesondere im Schichtdienst sehr hilfreich“, erklärt Schuchardt.

Frei wählbar sind auch die Zeitarten: „Wir differenzieren beispielsweise bei den Monteuren zwischen Probefahrt, Aufräumarbeiten oder der produktiven Arbeit an einem Auftrag, um die Transparenz in der Werkstatt zu erhöhen“, erklärt die Serviceassistentin.

Auch die mitarbeiter-, team- oder kostenstellenbezogenen Auswertungen hinsichtlich der Produktivität oder des Anwesenheitsgrads kann jedes Unternehmen frei definieren. Gleiches gilt für die Zugriffsrechte. Im Mercedes-Benz-Betrieb Bartels beispielsweise können die Mitarbeiter nur auf das ZWI-Stempelprogramm zugreifen. Silke Schuchardt hat Administratorenrechte und damit Zugriff auf sämtliche Funktionen, die die Software bietet: „Ich finde es spannend, die umfangreichen Möglichkeiten, die ZWI bietet, nach und nach zu erkunden.“

So hat die Serviceassistentin angefangen, in ZWI Personalakten anzulegen. Das ist nicht nur nützlich als Gedächtnisstütze für Geburtstage. „Ich erfasse in ZWI die persönlichen Daten der Mitarbeiter, wie die Telefonnummer, die Schuhgröße oder Angaben zur Krankenkasse“, bemerkt Silke Schuchardt. Möglich sei es auch, Fotos oder Dokumente an die Personalakten anzuhängen, ergänzt Silke Reimann-Otto von der Firma HRF.

Ein Kalender sorgt für mehr Überblick

Silke Schuchardt ordnet mit ZWI die Servicemitarbeiter verschiedenen Kostenstellen und Teams zu und koordiniert die Vertretungsregelung sowie die Urlaubsplanung.

Ein integrierter Kalender erleichtert ihr die Arbeit dabei ganz erheblich. Wählt sie die Jahresansicht, ist auf einen Blick erkennbar, wann der Mitarbeiter Urlaub geplant hat, krank war und wie viele Stunden er an welchem Tag gestempelt hat – natürlich auch rückblickend, sofern die Daten vorhanden sind.

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