Autohaus Weeber Smartes Tracking reduziert Standkosten

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Unübersichtliche Prozesse, zersplitterte Informationen und lange Standzeiten prägen den Gebrauchtwagen-Hereinnahmeprozess vieler Autohäuser. Das Autohaus Weeber hat Abhilfe geschaffen.

Die Ausgangslage bei der Gebrauchtwagen-Hereinnahme im Autohaus Weeber war typisch für viele Betriebe: Steigende Stückzahlen bei Leasingrückläufern, Inzahlungnahmen und Zukäufen führten zu unübersichtlichen Verhältnissen auf den Stellflächen. Besonders problematisch war die sogenannte Standzeit 0 – die Phase, bevor ein Fahrzeug systematisch für den Verkauf vorbereitet ist. „Wir hatten einen zersplitterten Informationsfluss aus diversen Quellen“, beschreibt Geschäftsleiter Ralf Salzgeber die Situation. Die Informationshoheit über einzelne Fahrzeuge lag bei den Verkäufern, doch deren Zuständigkeiten waren nicht immer eindeutig geregelt. Verschiedene, uneinheitliche Tracking-Versuche beispielsweise per Excel-Liste scheiterten regelmäßig. „Gerade dann, wenn etwas außer der Reihe gelaufen ist, wie beispielsweise wenn ein Verkäufer im Urlaub war, kannten wir keine Kennzahlen und wussten nichts mit einem Auto anzufangen“, erklärt Salzgeber.

Hohe Durchlaufzeiten sorgen für Kosten

Die Konsequenzen: Die Durchlaufzeiten bei Rückläufern, Inzahlungnahmen und Einkäufen uferten aus. 30 Tage waren keine Seltenheit. Das sorgte für eine spürbare finanzielle Belastung durch fehlende Erträge und zusätzliche Kosten durch die langen Standzeiten

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Eine Lösung musste her. Das Ziel war klar definiert: „Wir wollten jederzeit wissen, wo sich welches Fahrzeug befindet, in welchem Zustand es ist und an welcher Stelle im Hereinnahmeprozess es gerade steht“, erläutert der Geschäftsleiter. Von der Stange gab es das benötigte Tool nicht, also wurde das Unternehmen selbst aktiv und entwickelte ein eigenes Tracking-Tool.

Alle relevanten Systeme vernetzt

„Unsere Eigenentwicklung vernetzt alle relevanten Systeme: Hersteller, Leasing, Banken und DMS“, beschreibt Verkaufsleiter Michael Zaleski das Konzept. Alle Informationen laufen in einem Dashboard zusammen, das in Echtzeit einen Überblick bietet. Rücknahme, Übernahme, Aufbereitung, Qualitätscheck, Verkaufsfreigabe – jeder Schritt ist dokumentiert. Die Software ist nicht auf manuelle Eingaben angewiesen, sondern bezieht ihre Daten automatisch aus den sieben vernetzten Systemen. „Jeder Schritt ist mit eindeutigen Zeitstempeln dokumentiert“, erläutert Zaleski.

Das System dient auch als wichtiges Steuerungsinstrument: „Wir können im Tool erkennen, wer oder was möglicherweise für Verzögerungen verantwortlich ist“, so Zaleski über die Kontrollmöglichkeiten für Verkaufsleiter. „Alles ist dabei transparent für alle Mitarbeiter nachvollziehbar.“ Beispielsweise kann ein Verkäufer sehen, wann das Auto einen Termin in der Aufbereitung hat und entsprechend einen Kundentermin planen. Die Benutzeroberfläche zeigt zudem, wie die einzelnen Teams an verschiedenen Standorten performen, mit einer Übersicht nach Verantwortlichkeiten.

Mobile App mit GPS-Tracking

Besonders praktisch ist die mobile App: „Das Tool bietet die komplette Funktionalität auch in einer Smartphone-Version“, sagt Zaleski. Mitarbeiter können mit dem Handy die Fahrgestellnummer eines Fahrzeugs scannen und erhalten sofort alle relevanten Informationen zum Prozessstatus. Praktisch: „Bei jedem Scan bekommt das Auto einen GPS-Tag hinzugefügt. Wir können also nachvollziehen, wann das Auto wo gescannt wurde und das Fahrzeug so jederzeit finden.“

Ist ein Auto verkaufsfertig, verschwindet es automatisch aus dem Tracking-Tool und wechselt in die reguläre Vermarktung. Das ist der Fall, wenn mindestens zehn Bilder vom tatsächlichen Fahrzeug vorhanden sind.

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Komplette Eigenentwicklung

„Das Tool wurde vollständig im Haus entwickelt. Aus der Praxis, nicht aus der Theorie“, betont Ralf Salzgeber einen entscheidenden Vorteil. „Es wächst kontinuierlich durch Feedback aus dem Team. Wir programmieren bei Bedarf innerhalb weniger Stunden um“, ergänzt Zaleski. Diese Flexibilität sei bei eingekauften Standardlösungen oft nicht gegeben.

Die Ergebnisse sprechen für sich: „Wir haben die durchschnittliche Durchlaufzeit von 30 auf unter 15 Tage reduziert“, bilanziert Zaleski. „Bei Kosten von 35 Euro pro Tag und Fahrzeug bedeuten 15 Tage weniger eine Ersparnis von 525 Euro je Einheit. Das sind rund 420.000 Euro Einsparung pro Jahr bei 800 Fahrzeugen“, rechnet er vor.

Marktlücke mit Eigeninitiative geschlossen

„Wir schließen mit dem Tool eine Lücke im Kreislauf. Die meisten Händler wissen gar nicht, dass sie da ein Problem haben“, sagt Salzgeber. Mittlerweile wird die Software von einem Dienstleister optisch überarbeitet. Eine Vermarktung an andere Autohäuser sei denkbar, stehe aber nicht im Vordergrund. „Unser Antrieb ist: Wenn es am Markt ein Tool nicht zu kaufen gibt, wollen wir mit einer selbst entwickelten Lösung schnell Abhilfe schaffen“, erklärt Salzgeber.

Die Weeber-Gruppe vertreibt Pkw der Marken Audi, Cupra, Genesis, Seat, Skoda, Lotus und Volkswagen sowie Volkswagen Nutzfahrzeuge, Motorräder von BMW und Yamaha sowie E-Bikes der Marke Waldbike. Mit 760 Mitarbeitern verkaufte das Unternehmen zuletzt 5.000 Neuwagen und 5.000 Gebrauchtfahrzeuge pro Jahr.

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