Software im Baukastensystem

Das Dealer-Management-System Filaks.Plus von Freicon ist modular aufgebaut und erfüllt die Anforderungen des Mehrmarkenhandels.

Sieben Marken – Fiat Pkw und Transporter, Maserati, Alfa, Lancia, Peugeot, Seat und Suzuki – drei Standorte und mehrere angeschlossene B-Händler: Mit dieser Konstellation wandte sich das Autohaus Coenen auf der Suche nach einem neuen DMS Mitte 2006 an das Freiburger Softwarehaus Freicon (www.freicon.de). „Wir hatten bis dato die Dealer-Management-Systeme Autosys und Filaks in unseren zwei Betrieben in Mönchengladbach und unserer Filiale in Grevenbroich im Einsatz. Doch die Mehrmarkensituation machte es notwendig, auf ein einheitliches System umzustellen. Filaks.Plus entsprach genau unseren Anforderungen“, erinnert sich Geschäftsführer Oliver Coenen , „denn es ist mehrmarken-, mehrfilial- und mehrmandantenfähig und zudem modular aufgebaut. Damit konnten wir das System genau an unsere Bedürfnisse anpassen.“

Modularer Aufbau

Filaks.Plus deckt alle Bereiche des Automobilhandels ab. Neben den Grundmodulen Lagerwirtschaft und Kundendienst steht das Modul Fahrzeugabwicklung mit der Bestands- und Zubehörverwaltung, internen Aufträgen und anderen Funktionalitäten zur Verfügung.

Zudem gibt es eine Reihe optionaler, integrierter Module, die Freicon entweder selbst entwickelt hat oder als Vertriebspartner anbietet. Das Spektrum reicht von einem Kassenmodul über eine Prämienverwaltung bis hin zur Finanzbuchhaltung. Auch eine Termin- und Kapazitätsplanung (TKP), ein Modul für die Verkaufsförderung (CRM) und eine Zeiterfassung (TIME) stehen zur Verfügung. Ein Management-Informationssystem (MIS) rundet das Portfolio ab.

Das Autohaus Coenen setzt die Module Lagerwirtschaft, Kundendienst, Fahrzeugabwicklung und Zeiterfassung ein und ist mit seiner Entscheidung für Filaks.Plus sehr zufrieden. „Das Grundwesen unseres Betriebs hat sich wesentlich vereinfacht – nicht nur die Kunden- und die Gebrauchtwagenbestandspflege, sondern auch die Filialbetrachtungen. Der Aufwand für die Betreuung unserer B-Händler ist deutlich gesunken. Wir können Informationen jetzt zentral abgreifen, was für einen Mehrmarkenbetrieb enorm wichtig ist“, berichtet Oliver Coenen. „Ganz davon abgesehen, dass unsere Abläufe jetzt wesentlich transparenter sind.“

Besonders angetan ist der Geschäftsführer von der Flexibilität, die Filaks.Plus bietet: So kann ein Autohaus die Kundenstämme beispielsweise beliebig zentral erfassen oder trennen. Im Autohaus Coenen sind die Filialen nach Firmen getrennt. Die Auswertungen laufen konsolidiert zusammen.

Aktuelle Auswertungen

Als Controlling-Tool setzt der Autohaus-Geschäftsführer das Management-Informationssystem Filaks.Plusmis ein. Das auf Cognos basierende System ist über eine Schnittstelle direkt an das Hauptsytem angebunden. Mit dem MIS kann der Betrieb tagesaktuelle Auswertungen vornehmen, hinuntergebrochen bis hin zur Fahrgestellnummer oder dem einzelnen Werkstattauftrag. „Eine Ampelfunktion vereinfacht die Soll-Ist-Vergleiche. Ausreißer, zum Beispiel beim Rohertrag, sind sofort sichtbar“, erklärt Oliver Coenen. Die Auftragsannahme läuft über ein angeschlossenes Webtool, das die Fahrzeuge in Listenform für die B-Händler bereitstellt.

Als nächster Schritt ist eine Schnittstelle zur Archivierungssoftware Filaks.Plusarchiv ge-plant, die auf der Software der Firma Easy basiert. „Derzeit liegen uns die Daten von rund 30 000 Kunden in Papierform vor. Von der elektronischen Archivierung versprechen wir uns, Papier- und Druckkosten in fünfstelliger Höhe einzusparen“, so Coenen.

Optisch übersichtlich

Die Umstellung auf das neue Dealer-Management-System hat trotz des komplexen Netzwerks des Mehrmarkenbetriebs reibungslos funktioniert. „Wir haben unsere Mitarbeiter dabei ziemlich ins kalte Wasser geschmissen“, gibt Coenen zu. „In der zweiten Dezemberhälfte 2006 haben wir mit der Systemumstellung und den Schulungen begonnen, Mitte Januar war schon das Roll-Out.“ Freicon hatte die knapp 100 Autohausmitarbeiter in nur fünf Tagen vor Ort geschult.

Besonders gut gefällt dem Geschäftsführer, dass Filaks.plus optisch und funktional sehr übersichtlich ist: „Wenn ein Programm komplex und schwer zu handhaben ist, arbeiten die Mitarbeiter nur mit einem kleinen Teil davon“, weiß Coenen aus langjähriger Erfahrung. „Und ein Programm, das die Mitarbeiter nicht sauber einpflegen, bringt nichts.“ Einen IT-Verantwortlichen gibt es im Autohaus übrigens nicht – eine externe Firma administriert die EDV. „Wir konzentrieren uns lieber auf unser Kerngeschäft und überlassen den Rest Profis“, schmunzelt Coenen.

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