Wenn das Finanzamt Daten möchte

Im Zuge der digitalen Betriebsprüfung müssen Kfz-Betriebe steuerlich relevante Daten elektronisch vorhalten. Nicht jedes Unternehmen weiß, welche Daten das genau sind.

Es gibt Themen, mit denen sich im Autohaus keiner so recht befassen will. Die digitale Betriebsprüfung gehört zweifelsohne dazu.

Eigentlich haben die sogenannten Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen – kurz GDPdU – schon seit dem Jahr 2002 Gültigkeit.

Doch bis zum heutigen Tag wissen einige Autohäuser und Servicebetriebe noch immer nicht, dass sie dem Finanzamt die Möglichkeit einräumen müssen, die Buchführung papierlos zu kontrollieren.

In vielen Unternehmen herrschen eklatante Wissenslücken darüber, welche Daten sie in welcher Form parat halten müssen. Auch über die Tragweite eines unzulänglichen Datenzugriffs für das Finanzamt sind sich viele Firmen nicht bewusst.

Schließlich gilt: Hat ein Unternehmen keine ordnungsgemäße Buchführung, ist es nicht Basel-II-fähig und bekommt folglich kein Geld von der Bank.

Seit dem 1. Januar 2009 gilt zudem: Räumt eine Firma der Finanzbehörde innerhalb der von ihr gesetzten Frist nicht das Recht ein, auf steuerlich relevante Daten zuzugreifen, erteilt sie keine Auskünfte darüber oder legt die angeforderten Unterlagen nicht vor, kann die Finanzbehörde ein sogenanntes Verzögerungsgeld verhängen. Die Höhe variiert dabei von 2.500 bis 250.000 Euro.

Was bei der digitalen Betriebsprüfung genau zu beachten ist, findet sich in den §§ 146, 147 und 200 der Aufgabenordnung. Diese regelt die Ordnungsvorschriften für die Buchführung und die Aufbewahrung sowie die Mitwirkungspflichten des Steuerbürgers.

Drei Möglichkeiten, zu prüfen

Laut § 147 hat das Finanzamt drei Möglichkeiten, auf steuerlich relevante Daten eines Unternehmens zuzugreifen:

• 1) Es kann die gespeicherten Daten im Unternehmen einsehen und dafür die Softwareprogramme des Steuerpflichtigen nutzen.
• 2) Es kann die Firma auffordern, die Daten nach den Vorgaben der Finanzbehörde im hauseigenen Datenverarbeitungssystem maschinell auszuwerten.
• 3) Es kann das Unternehmen auffordern, ihm die steuerlich relevanten Daten elektronisch zu überlassen, um sie mit den eigenen Auswertungsprogrammen zu bearbeiten.

Zwar ist letztere die gängigste Methode, doch das Finanzamt kann grundsätzlich selbst entscheiden, in welcher Form es ein Unternehmen prüft.

Häufig herrscht Unklarheit darüber, welche Daten steuerrelevant sind. Das Finanzamt fordert nämlich nicht nur den Zugriff auf Daten der Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung (siehe Kasten).

„Gerade mittelständische Betriebe und selbst einige Steuerberater glauben, dass sie nur die Daten der Finanzbuchhaltung bereithalten müssen“, weiß Finanzprüfer Heinrich Ferschmann aus Erfahrung.

Das ist ein Trugschluss: „Man kann sogar sagen, dass die Warenwirtschaftssysteme für das Finanzamt wesentlich interessanter sind als die Fibu“, unterstreicht Heinrich Ferschmann.

Webseiten sind für Prüfer interessant

Und es gibt noch eine andere Quelle, bei der sich die Finanzprüfer gerne bedienen und von dessen Existenz nur wenige Unternehmen wissen: Seit dem Jahr 1996 archiviert nämlich eine gemeinnützige Organisation in den Vereinigten Staaten das Internet. Die virtuelle Webbibliothek, die unter www.archive.org abrufbar ist, enthält mittlerweile 150 Milliarden Webseiten aus der ganzen Welt.

So kann das Finanzamt, wie jeder andere Bürger auch, kostenlos auf die Homepage eines Autohauses zugreifen, um es nach steuerlich relevanten Daten zu durchforsten – dabei kann es nicht nur nach aktuellen Seiten, sondern auch nach älteren Versionen der Webseiten suchen.

Hat ein Betrieb beispielsweise vor zwei Jahren auf einer Homepage für ein spezielles Serviceangebot geworben, sehen die Finanzprüfer das im Internetarchiv. Existieren dazu beispielsweise keine Buchungsposten, können bei den Prüfern schnell die Alarmglocken läuten.

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