Werkstattplanung: Das Ende der Meistertafel

Im Paderborner VW-, Audi-, Skoda- und Porsche-Autohaus Thiel sorgt das Programm WPS des Reinheimer Softwarespezialisten HRF für einen reibungslosen Serviceprozess.

Die heiße Phase beginnt im März, kurz nachdem die Temperaturen wieder zweistellig sind und die Osterglocken aus der Erde sprießen: Dann schießt die Zahl der täglichen Werkstattdurchläufe beim Paderborner VW-, Audi-, Skoda- und Porsche-Autohaus Thiel von den üblichen 85 auf 140.

Ins Schwitzen kommt das Unternehmen aber selbst an den Räderwechselwochenenden nicht: Dafür sorgt zum einen das flexible Arbeitszeitmodell des Autohauses mit 33-, 36- und 40-Stunden-Wochen für die Mechaniker und zum anderen die effektive Werkstattplanung.

Schon seit über fünf Jahren arbeitet das Familienunternehmen mit Hauptsitz in Paderborn und Filialen in Bad Driburg und Rheda-Wiedenbrück mit dem Werkstattplanungssystem WPS des Softwareanbieters HRF.

Es steuert die Terminvergabe anhand der vorhandenen Kapazitäten und lastet damit die Werkstatt optimal aus. Der Werkstattleiter kann mithilfe des Programms zudem die Auftragsarbeiten effektiv auf die einzelnen Mechaniker verteilen.

Erst die Grob-, dann die Feinplanung

Audi-Serviceleiter Detlef Santilian ist vom Programm vollends überzeugt: „WPS ermöglicht einen reibungslosen Serviceprozess. Die Software sorgt dafür, dass sich alle Puzzlestücke im Serviceablauf perfekt zusammenfügen und wir kaum Leerlauf haben.“

Die Werkstattplanungssoftware des Reinheimer Softwareherstellers setzt sich aus den beiden zentralen Modulen Termindisposition (TER) und Auftragsdisposition (ARP) zusammen. Dazu kommen weitere Bausteine wie ein Infoterminal oder die automatische SMS-Benachrichtigung.

Das Herzstück in der Werkstattplanung bildet beim Autohaus Thiel die Termindisposition.

Sie dient dazu, die Werkstatttermine grob zu planen. Wenn der Kunde anruft, kann die Serviceannahme auf einen Blick sehen, an welchem Tag und zu welcher Uhrzeit noch Kapazitäten in der Werkstatt vorhanden sind und kann gleich Termine vergeben. „Mit TER ist es beispielsweise auch möglich, die voraussichtliche Reparaturdauer zu ermitteln, Ersatzwagen zu vergeben oder aber spezielle Kundenwünsche zu vermerken“, erklärt Silke Reimann-Otto, die im Außendienst bei HRF tätig ist.

Dank zahlreicher Schnittstellen, unter anderem zu Dealer-Management-Systemen und zur Teiledisposition, wird der Teiledienst über den geplanten Kundentermin in Kenntnis gesetzt und kann die nötigen Ersatzteile bereits vorbereiten.

„Mit TER habe ich die komplette Werkstatt auf meinem Bildschirm“, schwärmt Santilian. „Ich sehe alle geplanten Termine, die durchzuführenden Arbeiten, die zugeteilten Werkstattteams, die Abhol- und Überhangtermine und vieles mehr“, fügt er hinzu.

Leerlauf in der Werkstatt vermeiden

Das I-Tüpfelchen in der Werkstattplanung stellt das Modul ARP dar: „Das Softwaremodul ersetzt die klassische Meistertafel. Der Werkstattmeister kann damit die einzelnen Aufträge planen und überwachen“, erklärt Silke Reimann-Otto.

Die Software versetzt den Werkstattmeister in die Lage, die in TER auf Gruppen verteilten Aufträge einzelnen Mitarbeitern zuzuordnen. Da das Modul via Schnittstelle an das Zeitwirtschaftssystem gekoppelt ist, sieht er sofort, welche Mitarbeiter anwesend sind und wer aktuell an einem Auftrag arbeitet. Das ermöglicht es ihm, einzelne Tätigkeiten innerhalb eines Auftrags auf freie Mitarbeiter so zu verteilen, dass es möglichst wenig Leerlaufzeiten gibt. Auch die Überbelegung ist damit ausgeschlossen.

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