E-Invoicing bei der Lueg-Gruppe: E-Mobility für Rechnungen

Viele Betriebe können elektronische Rechnungen nicht verarbeiten. Zusammen mit den unvermeidlichen Übertragungsfehlern führt das zu deutlichen Skonti-Verlusten. Bei den Fahrzeugwerke Lueg gehört das inzwischen zur Vergangenheit.

Bei der Lueg AG, einer der größten deutschen Autohandelsgruppen, kommt bereits seit 2010 SAP Carbon zum Einsatz – eine spezielle SAP-Ausprägung für Automobilhändler des Beratungshauses MHP, das zum Porsche-Konzern gehört. Das System basiert auf dem SAP-Standard Dealer-Business-Management (DBM). Das Unternehmen organisiert darüber seine gesamten Kernprozesse, wie Fahrzeugbestellung, -lieferung und -fakturierung. Doppelarbeiten in Vertrieb, Werkstatt und Buchhaltung konnte der Händler dadurch um rund 80 Prozent reduzieren.

Zu diesem technisch hohen Standard passte die lang praktizierte Bearbeitung von Eingangsrechnungen nicht mehr. Zwar gab es einen elektronischen Workflow für die Rechnungsfreigabe, jedoch fand dieser außerhalb von SAP statt; für Freigabe und Verbuchung musste man also immer zwischen Workflow und dem ERP-System hin- und herspringen. Das System war zudem seit Längerem technisch nicht mehr in der Lage, das stetig wachsende Rechnungsvolumen taggleich zu verarbeiten. So bildeten sich permanent Rückstaus. Vor allem konnte es keine PDF-Rechnungen annehmen. Die Folge: Jeden Kreditor, der bereits PDF-Rechnungen schickte, musste die Lueg-Buchhaltung bitten, diese noch einmal in Papierform zu übermitteln. Im Zentraleinkauf öffneten dann mehrere Beschäftigte rund 600 Rechnungen am Tag, versahen sie mit einem Barcode und schickten sie einem externen Scandienstleister. Dieser übermittelte die Scans im Tiff-Format.