Datenschutz: Eine Baustelle mit Tücken

Viele EDV-Systeme entsprechen noch nicht den gesetzlichen Vorgaben des Datenschutzes.

21.07.2010 | Autor: Julia Mauritz/Joachim von Maltzan

Stellen Sie sich vor, Ihre Stammkunden erhalten einen Brief, der die aktuellen Serviceangebote bewirbt. Doch als Absender tauchen nicht Sie auf, sondern ein Wettbewerber. Einem VW-Händler ist genau das passiert. Schuld war eine Verwechselung der Datensätze. Dieser Fall ist nur ein Beispiel dafür, wie wichtig es ist, sensibel mit Kundendaten umzugehen. Mit der Überarbeitung des Bundesdatenschutzgesetzes hat das Thema an rechtlicher Brisanz gewonnen. Die Gesetzesänderungen, die im Rahmen der sogenannten Novelle I zum 1. September 2009 in Kraft getreten sind, zielen vor allem darauf ab, die Verbraucher noch stärker vor ungewollter Werbung zu schützen.

Die wesentlichen Gesetzesänderungen: Ohne explizite Zustimmung dürfen Betriebe persönliche Daten ihrer Kunden, die sie nach dem 1. September 2009 erhoben haben, nur noch für den Zweck verwenden, für den sie sie erhoben haben. Wer dagegen verstößt, riskiert eine Abmahnung seitens eines Wettbewerbers oder eines autorisierten Verbands. Unerlaubte Telefonwerbung gegenüber Verbrauchern kann sogar mit 50.000 Euro Bußgeld geahndet werden.

Datenschutzverstöße sind teuer

In der Autohauspraxis heißt das: Wenn ein Händler eine E-Mail, ein Fax, eine SMS oder einen Brief an seine Kunden verschickt, mit dem er beispielsweise seine Serviceangebote bewirbt, braucht er dafür das O. K. vom Kunden. Aber das Datenschutzgesetz wirkt sich nicht nur auf Marketingaktionen aus. Auch bei Zufriedenheitsabfragen gilt: Der Kunde muss seine Zustimmung geben. Diese darf übrigens nicht direkt an einen Kauf- oder Werkstattvertrag gebunden sein, sondern der Betrieb muss sie sich separat einholen. Ob schriftlich oder mündlich, legt das Gesetz nicht explizit fest – im Sinne der gerichtlichen Verwertbarkeit bietet sich aber eine schriftliche Einverständniserklärung an.

Besondere Vorsicht ist im Automobilhandel geboten, weil die Kfz-Betriebe die Kundendaten in der Regel an Dritte weitergeben, und zwar nicht nur an den Hersteller, sondern oftmals auch an Callcenter.

Rechtlich gesehen gibt es für Autohäuser, die mit externen Dienstleistern zusammenarbeiten, zwei Möglichkeiten, mit Kundendaten umzugehen. Wenn es sich um sogenannte Auftragsdatenverarbeitung handelt, fungiert das Callcenter gewissermaßen als verlängerter Arm des Autohauses. Die Entscheidungsbefugnisse über die Kundendaten bleiben folglich beim Händler. Handelt es sich hingegen um eine Funktionsübertragung, speichert das Callcenter die Kundendaten auf seinem Server und löscht sie nicht.

Rechtliche Fallstricke lauern

Beim überarbeiteten Datenschutzgesetz haben sich speziell die Regeln für die Funktionsübertragung verschärft: „Der Auftraggeber hat sich vor Beginn der Datenverarbeitung und sodann regelmäßig von der Einhaltung der beim Auftragnehmer getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zu überzeugen. Das Ergebnis ist zu dokumentieren“, heißt es im Gesetzestext. Für das Autohaus ist es also wichtig, sich gegenüber externen Dienstleistern entsprechend vertraglich abzusichern, um nicht unverschuldet in eine eventuelle Datenschutzfalle zu tappen.

„Am wichtigsten ist es aktuell, dass die Geschäftsführer, Service- und Verkaufsleiter die Personen, die die Einverständniserklärung einholen, sensibilisieren“, bemerkt Markus Riewe, Geschäftsführer des Straubinger Callcenters Car Call, das ausschließlich im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung arbeitet.

 

Sind Kundenzufriedenheitsbefragungen noch realistisch?

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