Klare Struktur im Hereinnahmeprozess

Software der Hamburger Firma Alpha Online sorgt für standardisierte Abläufe

05.11.2009 | Autor: Elvira Minack

Schritt für Schritt hilft die neue Software der Firma Alpha Online durch den Hereinnahmeprozess.
Schritt für Schritt hilft die neue Software der Firma Alpha Online durch den Hereinnahmeprozess.

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Bereits bei der Standzeit 1 setzt ein neues Produkt der Firma Alpha Online aus Hamburg an – der Alpha Controller. Dabei handelt es sich um eine Software für alle Schritte im Hereinnahmeprozess. Die Nutzer können den Alpha Controller in ihre eigenen EDV-Systeme integrieren und bleiben Herr ihrer Daten. „Wir wollen nicht das führende System in einem Autohaus sein“, erklärt Geschäftsführer Olaf Bock das Programm. „Wir helfen dem Händler lediglich, Ordnung in sein Hereinnahmesystem zu bekommen.“

Dafür gliedert der Alpha Controller den Hereinnahmeprozess in acht Stufen:

1. Aufnahme der Fahrzeugdaten

Der Verkäufer gibt alle personenbezogenen Daten des Fahrzeughalters ein. Die Fahrzeugdaten übernimmt er von DAT oder Schwacke per Schnittstelle. Zusätzliche Informationen hält er unter dem Punkt „Vorschäden“ fest.

Der Unternehmer kann übrigens im Vorfeld alle Pflichtfelder selbst festlegen.

2. Bewertung und Mängelerfassung

Hier wird – unabhängig davon, ob die Bewertung intern oder extern erfolgt – viel Zeit gespart. Da alle Daten elektronisch vorliegen, entfallen Rücksprachen mit den Verkäufern oder ein Aktenversand. Zusätzlich ermöglicht ein Kalender, Werkstattkapazitäten zu planen und externe Dienstleister zu kontrollieren. Wer möchte, kann die Daten zudem mobil per PDA erfassen.

3. Kalkulation

Alle im Vorfeld eingegebenen und kalkulierten Schäden am Fahrzeug werden angezeigt. Den aktuellen Marktpreis des Gebrauchtfahrzeugs ermittelt das Programm dann über die DAT-Schnittstelle.

4. Angebot

Hier ist wieder der Verkäufer gefragt. Er legt den Hereinnahmepreis fest und kann alle autohausspezifischen Formulare wie den Ankaufsvertrag mit Zahlungsbedingungen und Übergabetermin für den Kunden ausdrucken. Die Formulare können auf Wunsch der Autohaus-CI angepasst werden.

5. Nachbewertung

Alle Schäden aus der Erstbewertung werden an dieser Stelle im Programm angezeigt. Neue Schäden können hinzugefügt werden. In dieser Prozessstufe bekommt das Fahrzeug eine interne Bestandsnummer.

6. Hereinnahme

Hier kann der Verkäufer alle Fahrzeugdokumente und Zubehörteile erfassen. Pflichtfelder im Übergabeprotokoll sorgen dafür, dass er nichts vergisst und Dinge wie fehlende Schlüssel notiert. Zudem wird eine Nachkalkulation Pflicht, wenn bestimmte Faktoren überschritten werden – zum Beispiel durch einen zusätzlichen Schaden über 400 Euro.

7. Werkstatt

An dieser Stelle im Prozess kann der Nutzer Reparaturaufträge mit Terminvorgaben an die eigene Werkstatt oder an die externen Dienstleister vergeben. Die Aufträge erzeugt das System direkt und versendet sie ganz nach Wunsch per Fax oder E-Mail.

8. Übernahme

Am Ende des Hereinnahmeprozesses werden die Fahrzeugdaten in das Bestandssystem des Autohauses übernommen und parallel innerhalb des Alpha Controllers ins Archiv geschoben. Von hier kann sie ein Autohaus auch noch Jahre später wieder hervorholen.

So entsteht Schritt für Schritt eine elektronische Fahrzeugakte, auf die alle Abteilungen im Autohaus zugreifen können. Zu jeder Zeit können die Nutzer den aktuellen Status eines Fahrzeugs einsehen. Die Transparenz hilft, Schwachstellen zu entdecken und zu beseitigen. Die standardisierten Abläufe sorgen zudem dafür, dass Mehrfachbewertungen oder andere doppelte Arbeiten vermieden werden.

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