Autohaus Sessner entwickelt ERP-System

Statt nur über langsame Systeme und falsche Darstellungen zu klagen, entwickelt der Kitzinger VW und Audi-Betrieb ein maßgeschneidertes System mit guten Controllingfunktionen.

EDV-Wunsch und EDV-Wirklichkeit klafften im Kitzinger VW- und Audi-Autohaus Sessner viele Jahre lang auseinander: „Unsere 120 Mitarbeiter klagten über langsame Systeme, über nicht korrekt dargestellte Daten und über die Tatsache, dass sie die benötigten Infos aus bis zu vier Programmen zusammenführen mussten“, erinnert sich IT-Leiter Christian Engelbrecht mit Schrecken zurück.

Mit Add-On-Software, beispielsweise für das Fahrzeugmanagement, versuchte das Autohaus, die Schwachpunkte seines in die Jahre gekommenen Dealer-Management-Systems Vaudis und die der Herstellerprogramme auszumerzen. Mit mäßigem Erfolg. „Wir haben horrende Lizenzkosten bezahlt und hatten lediglich einen Flickenteppich“, betont Engelbrecht.

Von keinem der auf dem Markt befindlichen Dealer-Management-Systemen war der IT-Leiter wirklich überzeugt. Daher entschied er sich, in Eigenregie ein maßgeschneidertes ERP-basiertes System zu entwickeln – als Ergänzung zum DMS. Dieses sollte sämtliche Abläufe und Prozesse im Autohaus Sessner abbilden.

Mit allen Abteilungen kooperiert

Vor rund einem halben Jahr setzte sich Engelbrecht mit den Mitarbeitern der Abteilungen Verkauf, Disposition, Fuhrpark, Service und Buchhaltung zusammen: „Ich habe mir erzählen lassen, welche Daten sie benötigen, aus welchen Quellen und Abteilungen sie ihre Informationen bekommen und an wen sie sie weiterleiten. Ich habe alle Prozesse und Verflechtungen zwischen den Bereichen durchleuchtet und erfragt, welche Funktionen sich die Mitarbeiter wünschen“, erzählt Engelbrecht.

In einem zweiten Schritt holte sich der IT-Leiter Anregungen bei Händlerkollegen. Dann ging alles ganz schnell: „Ich habe einen Programmierer beauftragt, der uns das System förmlich auf den Leib schneidert“, erzählt Engelbrecht. Die Mitarbeiter können beispielsweise festlegen, welche Auswertungen sie fahren wollen und dürfen ihre Wünsche zur grafischen Oberfläche äußern.

Das Grundgerüst des webbasierten ERP-Systems steht. Bis Ende des Jahres sollen auch die Werkstatt und der Teiledienst damit arbeiten können. Die Disponenten können dann beispielsweise direkt aus dem System heraus den Fuhrpark mit der Neuwagenaufbereitung beauftragen und nötige Teile im Lager bestellen. Die Verkäufer wissen genau, wo sich ein bestelltes Fahrzeug befindet – ob es beispielweise noch im Vorlauf ist oder gerade aufbereitet wird – und sie haben einen Überblick über sämtliche offene Vorgänge. Läuft ein Leasingvertrag aus, benachrichtigt sie das System automatisch. Ein farblich hinterlegtes Eskalationsszenario verhindert, dass Termine verschlafen werden.

Gutes Controlling-Tool

Die Geschäftsleitung hat durch das ERP-System einen genauen Überblick über die Abteilungen. „Das DMS benötigen wir dann nur noch für das Lagermanagement, die Lageraufträge und um Rechnungen zu schreiben“, erklärt Engelbrecht.

Fertig ist das Programm aber auch dann noch lange nicht. So ist ein Portal für den Außendienst geplant. Der Fuhrpark bekommt PDAs, in denen sie die Fahrgestellnummern einlesen und während der Fahrzeugaufbereitung Checklisten abarbeiten können.

„Wir haben sehr kurze Prozesse im Haus und haben jetzt endlich auch eine Software, die Schritt mit unseren Abläufen hält und sie nicht verkompliziert“, resümiert Engelbrecht.

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