Beresa: Wissensvorsprung durch Business Intelligence

Wie läuft es gerade wo im Autohaus? Wer genau ist der Kunde im Schauraum? Fragen wie diese können wohl nur wenige Kfz-Betriebe schnell exakt beantworten. Beresa hat dafür ein Tool geschaffen – und sich damit den Gesamtsieg beim Digital Automotive Award 2020 gesichert.

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Beresa GmbH & Co. KG

Beresa-Geschäftsführer Thomas Ulms und Kollegin Julia Riethmüller aus der Geschäftsleitung wollten es 2018 genau wissen: Was läuft wann, wo und wie im Unternehmen – und zwar unterfüttert mit tagesaktuellen Daten. Vor allem aber wollten sie auch, dass jeder Beresa-Mitarbeiter bestens informiert und gestützt auf Daten aus allen Bereichen des Autohauses Gespräche mit Kunden führen kann.

Zu diesem Zweck hat der Mercedes-Benz-Partner im Münsterland ein eigenes digitales Informationssystem geschaffen. Die Jury des Digital Automotive Awards kürte Beresa dafür zum Gesamtsieger der diesjährigen Erstauflage des Awards.

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Welche Werkstattkapazitäten stehen wann zur Verfügung? Welche Aufträge sind neu eingegangen, offen oder noch nicht abgerechnet? Wann läuft beim Kunden, der gerade im Schauraum sitzt, die Fahrzeuggarantie ab? Welchen Werkstattersatzwagen bevorzugt er? Hat er diesen beim letzten Aufenthalt tatsächlich gratis bekommen?

Für Antworten auf Fragen wie diese müssen Mitarbeiter in Autohäusern und Werkstätten normalerweise diverse Softwaresysteme aufrufen. Das kostet viel Zeit, die der Kunde oft nicht mitbringt. Und der Unternehmensführung sowie den Bereichsverantwortlichen fehlt sie meist auch.

Gleichwohl brauchen sie bestmögliche Daten für Entscheidungen. Beresa hat sich deswegen entschieden, die Daten aus all seinen Systemen in einer Business-Intelligence-Plattform zusammenzuführen und fortan das Unternehmen auf dieser Grundlage zu steuern.

Die Einführung des Systems begann Ende des vergangenen Jahres. Zunächst wurden Geschäftsführung und Geschäftsleitung mit Zugängen zu dem sogenannten Business-Intelligence-System (BI) versorgt. Mittlerweile haben rund 400 Mitarbeiter mit Kundenkontakt Zugriff.

Für den direkten Kundenkontakt gibt es eine spezielle „360-Grad-Kundenansicht“, die alle relevanten Informationen bündelt: neben persönlichen Daten etwa die kumulierten Umsätze, letzter und nächster Werkstattaufenthalt, zugeordneter Verkäufer, letzter Kontakt und vieles mehr. Vor allem aber gibt die Software Beratern Impulse für die Gesprächsführung.

Der Kunde in 360-Grad-Perspektive

Marketingleiterin Riethmüller erläutert die Motivation des Unternehmens, sich mit „Beresa BI“ eine umfassende Informationsressource zu schaffen: „Es genügt heute nicht mehr, ein schönes Autohaus zu bauen. Wir wollen mit der 360-Grad-Kundenansicht die Best Customer Experience in die Fläche tragen.“

Beresa holt den ersten Digital Automotive Award

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Das digitale Datenmanagement, zu dem auch Beresa BI als Softwareumsetzung gehört, ist Teil der übergeordneten Digitalisierungsstrategie des Unternehmens, wie Geschäftsführer Ulms erläutert: „Uns hat die Frage angetrieben: Wie bilden wir die Brücke zwischen physischem und digitalem Retail mit einer Customer Journey, die wirklich ohne Brüche ist?“

Dies erreiche Beresa nur, wenn die Gruppe verschiedene Bausteine zusammenführe. „Markenkonforme Architektur, eine transaktionale Onlineplattform, Datengenerierung und eine zentrale Fahrzeugaufbereitung – all diese Aktivitäten funktionieren nur, wenn wir sie zusammenbringen und verbinden“, so Ulms.

Tatsächlich war für Beresa der Weg zu der Software mühevoll. Das Projekt durchlief seit 2018 fünf Etappen:

• Phase I: Analyse und Bewertung der IT-Systeme im Unternehmen

• Phase II: Workshops zur Bedarfs- und Zielanalyse; Zielbild: Digitales, datengetriebenes Management und Business Intelligence bilden die Grundlage aller Managemententscheidungen im Unternehmen. Die Daten liefern die Basis für eine „Best Customer Experience“.

• Phase III: Aufsetzen der Software-Infrastruktur

• Phase IV: Anbindung der Systeme/Einführung im Unternehmen (Entwicklung von Reports und Analysen für Mitarbeiter)

• Phase VI: Fortlaufende Entwicklung interner und externer Anwendungsfälle

Heute fließen auf der BI-Plattform die Informationen aus 20 der insgesamt 80 Softwaresysteme im Autohaus zentral zusammen – und ihre Zahl wird weiter steigen. Da es sich um eine browserbasierte Lösung handelt, können Beresa-Mitarbeiter diese unabhängig vom Standort und auf verschiedenen Endgeräten nutzen.

Die BI-Plattform ist in verschiedene Themenkanäle aufgeteilt, sogenannte Streams. Diese bilden den Informationsfluss von und für einzelne Geschäftsfelder und -aktivitäten ab. Beispiele für Streams sind Sales, Aftersales, Controlling, Personal, Marketing oder Fahrzeugmanagement. Die Themenkanäle enthalten wiederum Apps, die das vorliegende Datenmaterial aus den unterschiedlichen Bereichen thematisch fokussiert aufbereiten.

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