Ordnung ist das halbe Leben

Autor / Redakteur: Steffen Dominsky / Steffen Dominsky

Die Betriebe, die noch auf Terminplaner aus Papier setzten werden immer weniger. Und das nicht ohne Grund. Denn die Vorteile der elektronischen Planungssysteme liegen auf der Hand.

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„Werkstatt-Dinosaurier“: Die Dispotafel für die Termin- und Kapazitätsplanung ist ein Relikt aus vergangener Zeit.
„Werkstatt-Dinosaurier“: Die Dispotafel für die Termin- und Kapazitätsplanung ist ein Relikt aus vergangener Zeit.
( Foto: Dominsky )

Die Betriebe, die noch auf Terminplaner aus Papier setzten werden immer weniger. Und das nicht ohne Grund. Denn die Vorteile der elektronischen Planungssysteme liegen auf der Hand.

An „zuvor“ möchte sich Serviceleiter Frank Minnich am liebsten gar nicht mehr erinnern. Vor rund fünf Jahren bekam das Mercedes-/Smart-Autohaus „sein“ elektronisches Werkstattplanungssystem. Zuvor, das waren die Zeiten von telefonbuchdicken Papierterminplanern, selbst gebastelten Exceltabellen und einer meterlangen Dispotafel.

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Doch trotz aller Mühe, die sich die Servicemitarbeiter gaben: Ab und an kam es vor, dass ein Kunde zum vereinbarten Abholtermin am Abend vor der Tür stand – sein Wagen aber nicht. Oder der zugesagte Leihwagen war nicht verfügbar, oder oder. Jeder Servicemitarbeiter im Autohaus oder in einer Werkstatt kennt diese oder ähnliche Situationen aus eigener Erfahrung – leider auch zahlreiche Kunden.

Die Zeiten haben sich geändert: Bei der hohen Anzahl von Werkstattdurchgängen schaffen es zahlreiche Betriebe nicht mehr, mit der konventionellen „Papiermethode“ einen akzeptablen Service zu bieten. Der moderne Kunde erwartet von seiner Werkstatt perfekte Betreuung und eine hohe Termintreue. Eine auf den jeweiligen Betrieb zugeschnittene Werkstattplanungs-Software wie die der Firma Soft-nrg hilft dabei. Grundbaustein ist die Termin- und Kapazitätsplanung kurz TKP.

Komplette Übersicht

Dabei gibt der Servicemitarbeiter den Terminwunsch eines Kunden in das TKP ein und verbindet den Auftrag gleich mit einem Serviceberater. Mittels einer Archivfunktion findet er auch den Name des Kollegen, der den Kunden das letzte Mal bedient hat und kann ihn wieder zuteilen. Das freut viele Kunden und schafft Vertauen.

Ebenso lassen sich in kürzerster Zeit die Kontaktdaten und die Mobilitätswünsche des Kunden wie zum Beispiel ein Leihwagen mit dem Auftrag verknüpfen. Zudem kann der Auftrag gleich mit einer Reparaturgruppe wie zum Beispiel Mechanik, Elektrik oder Karosserie verknüpft werden – eine eventuelle Fehler-Problembeschreibung des Kunden erleichtert dem Betrieb vorab eine differenzierte Zuordnung zu einem Team innerhalb einer Gruppe.

Das alles erfolgt innerhalb weniger Minuten und ist für jeden Mitarbeiter jederzeit einsehbar. So kann sich zum Beispiel der Verkauf anhand einer Terminliste bei einem Servicetermin eines Kunden mit „einklinken“ und gezieltes Marketing betreiben.

Viele Möglichkeiten

„Wichtig ist, dass jeder das Systems auch nutzt. Das erforderte bei uns zu Beginn etliches an Selbstdisziplin und Eingewöhnung, zahlt sich aber auf lange Sicht mehr als aus“, beschreibt Serviceleiter Minnich die gemachten Erfahrungen.

Ein großer Vorteil des Systems ist, dass der Kunde zum Beispiel auf die telefonische Nachfrage, wie es um sein Fahrzeug und den Termin bestellt ist, umgehend eine kompetente Aussage erhält. Denn die Servicekräfte können den Status des Fahrzeugs wie zum Beispiel „in Arbeit“, „fertig“ oder „noch abzunehmen“ jederzeit auf einen Blick erkennen.

Viele Köche verderben den Brei – auch im Autohaus. Früher konnte jede Servicekraft selbstständig einen Termin planen und eintragen. Das sorgte oftmals eher für Verwirrung als für eine ordentliche Auftragsdurchführung. Deshalb machte Frank Minnich im Rahmen der Terminplaner-Modernisierung auch Nägel mit Köpfen und führte in seinem Betrieb eine neue Funktion ein: die „Terminfachkraft“.

Kapitän Planung

Seitdem kümmert sich Meister Schmidt nahezu ausschließlich um die Terminbelange der Kunden. Er ist in Sachen Planung und Durchführung Dreh- und Angelpunkt für alle Servicemitarbeiter (inklusive Serviceberater), Teiledienstmitarbeiter und Mechaniker. Denn Meister Schmidt sammelt nicht nur Informationen, er verteilt auch die entsprechenden Arbeiten an das Werkstattpersonal. Dadurch hat er einen umfassenden Überblick über den jeweiligen Stand eines Kundenauftrags.

Dabei hilft ihm das noch relativ junge Software-Modul „Expertenplan“. „Er ermöglicht uns die einzelnen Arbeiten auf Teams und sogar einzelne Mechaniker runterzubrechen. Damit sehe ich exakt, welche Arbeiten eines Auftrags die einzelnen Mitarbieter gerade erledigen und welche Kapazitäten ich auf den jeweiligen Experten noch verteilen kann“, so Berndt Schmidt.

Das sind aber bei weitem nicht alle Möglichkeiten, die die Soft-nrg-Software bietet. Denn wie ein Legokasten besteht das Programm aus einer Vielzahl von Bausteinen. Ob Vorführwagenverwaltung, Reifeneinlagerung, oder gezieltes Kundenmarketing. Der Betrieb kann alles beliebig miteinander kombinieren. „TKP ist ein ausgeklügeltes Produkt, dass wir flexibel auf unseren Bedarf anpassen können. Damit gehören die Zeiten der Stift-und-Zettel-Wirtschaft zum Glück der Vergangenheit an“, so Mercedes-Mann Minnich.

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