DMS: Schrittweise durch den Serviceprozess

Neben dem Servicebereich deckt die VAPS-Software Amis Business den Teilehandel, die Lagerwirtschaft und den Fahrzeughandel ab. Damit eignet sich das DMS für Servicebetriebe und markengebundene Autohäuser.

Mitten im Herzen des landschaftlich reizvollen Hochsauerlands liegt das Sundener Autohaus Hengesbach. Der familiengeführte Betrieb ist seit knapp 60 Jahren VW-Vertriebs- und -Servicepartner – dementsprechend hoch ist auch der Stammkundenanteil: „Es war hier viele Jahre lang üblich, dass die Servicekunden morgens einfach ihren Schlüssel abgegeben und gesagt haben ‚macht mal‘“, schmunzelt Kundendienstleiter Jörg Hengesbach.

Rund 18 Fahrzeuge durchlaufen in der Regel täglich die Werkstatt. Das Dealer-Management-System Vaudis Classic genügte lange Jahre den wichtigsten Anforderungen des Betriebs, denn aufgrund der Größe des Autohauses mit 16 langjährigen Mitarbeitern passierte vieles auf Zuruf. Dennoch ärgerte sich der Kundendienstleiter regelmäßig über Mehrfacheingaben von Fahrzeug- und Kundendaten, die fehlende Terminplanung und über die allgemeine Unübersichtlichkeit. „Das System war einfach nicht mehr zeitgemäß“, bringt es Jörg Hengesbach, der in diesem Jahr in die Geschäftsführung des Betriebs aufrücken wird, auf den Punkt.

Als im Herbst vergangenen Jahres ein Serverwechsel anstand, packte er daher die Gelegenheit am Schopf, um ein neues Dealer-Management-System einzuführen.

Die Wahl fiel schnell auf das DMS Amis Business der VAPS EDV-Service & Vertrieb GmbH.

Neben dem Servicebereich deckt es auch den Teilehandel und die Lagerwirtschaft ab sowie seit Kurzem auch das Neu- und Gebrauchtwagengeschäft. Damit eignet sich das mehrmarkenfähige Dealer-Management-System sowohl für reine Servicebetriebe als auch für markengebundene Autohäuser.

„Überzeugt hat mich vor allem das Preis-Leistungs-Verhältnis und die Tatsache, dass die Software den Servicekernprozess von Volkswagen abbildet“, erzählt Jörg Hengesbach.

Jeder Prozessschritt wird dokumentiert

Der Servicekernprozess läuft wie folgt ab: Vorgang anlegen, Werkstattauslastung prüfen, Servicetermin einplanen und buchen, Ersatzwagen reservieren, den Auftrag einem Monteur zuordnen, Ersatzteile auf Verfügbarkeit prüfen und dem Auftrag zuordnen, Reparatur durchführen und zu guter Letzt die Kunden telefonisch, per E-Mail oder SMS benachrichtigen, wenn das Fahrzeug fertig ist.

Sämtliche Vorgänge laufen in Amis Business logisch ab und führen die verschiedenen Mitarbeiter durch den Serviceprozess. Jeder Einzelne kann seine Aufgabenliste effizient und vor allem fehlerfrei abarbeiten.

„Das DMS dokumentiert jeden einzelnen Prozessschritt und somit sieht man jederzeit, wer, was, wann gemacht hat. Zum Beispiel sieht ein Serviceberater, wo sich das Kundenfahrzeug aktuell befindet und welcher Monteur welche Arbeiten erledigt hat“, erklärt Uwe Ehrenstein, Vertriebsbeauftragter bei der VAPS.

„Manche Unarten, beispielsweise das Zuweisen von fünf Aufträgen gleichzeitig an ein und denselben Monteur, lässt Amis Business einfach nicht zu. Es ist nur möglich, einen Auftrag zuzuweisen, wenn der Monteur laut Terminplaner freie Kapazitäten hat“, bemerkt Jörg Hengesbach.

Nicht nur in der Werkstatt und in der Serviceannahme sorgt Amis Business dank des integrierten Werkstatt- und Terminplanungssystems für mehr Transparenz. Auch im Lager sorgt das in Amis Business integrierte Ersatzteilmodul für einen besseren Durchblick. Dank des systemgestützten Wareneingangs hat ein Betrieb immer einen aktuellen Überblick über die Lagerbestände.

„Da sämtliche Teile mit einem Barcodescanner erfasst werden können, hat der Betrieb damit eine ständige Verbindung zwischen der Werkstatt, dem Ersatzteillager und den Herstellersystemen“, fügt Uwe Ehrenstein hinzu.

Die Geschäftsführung eines Autohauses kann mit Amis Business zahlreiche Auswertungen fahren. So kann ein Autohaus nicht nur sehen, wie hoch z. B. die Produktivität und der Leistungsgrad jedes einzelnen Monteurs ist, sondern auch, wie oft ein Artikel in einem bestimmten Monat verkauft wurde. „Mit unserem Dealer-Management-System kann sich ein Geschäftsführer den Traum von Kennzahlen auf Knopfdruck erfüllen“, konstatiert Ehrenstein.

Alle Informationen über Fremdfabrikate

Jörg Hengesbach setzt neben Amis Business noch weitere VAPS-Softwareprogramme ein. Begeistert ist er von Amis Repair. Die Software ist für all jene Betriebe interessant, die bereits Fahrzeuge von Fremdmarken reparieren oder Gebrauchtwagen aufbereiten beziehungsweise es künftig beabsichtigen.

2,5 Millionen Artikel und 1 Million Bilder

Mit dem System hat ein Betrieb Zugriff auf sämtliche Informationen, die zur Wartung oder Reparatur eines Fahrzeugs nötig sind – von technischen Daten über Diagnosehinweise, technische Zeichnungen oder Reifendaten bis hin zu Reparaturhandbüchern. Insgesamt stehen rund 2,5 Millionen Artikel und mehr als eine Million Bilder zur Verfügung von rund 20.000 Pkw und 6.000 Nutzfahrzeugen.

Durch die Kooperation mit dem Teilelieferanten ATR kann ein Betrieb sämtliche Teile auch über das System direkt bestellen. Geliefert werden sie bis zu dreimal täglich. „Wir reparieren täglich ein Fremdfabrikat und die Software lohnt sich für uns durchaus“, erzählt der Kundendienstleiter.

Große Erwartungen setzt Jörg Hengesbach auch in das digitale Dokumenten-Archivierungssystem Amis Archive, das der Betrieb erst vor wenigen Wochen eingeführt hat. Es archiviert vollautomatisch sämtliche Belege – digitale Betriebsprüfungen muss ein Autohaus somit nicht fürchten. Jeder Serviceberater kann in die Fahrzeugakte sehen, in der eingescannte Informationen wie Schriftverkehr mit dem Werk oder TÜV-Berichte abrufbar sind.

Mit seiner DMS-Wahl und dem EDV-Dienstleister VAPS ist das Autohaus Hengesbach vollends zufrieden. „Die Systemumstellung hat reibungslos geklappt, als Pilothändler hatten wir schon fast eine Standleitung zur VAPS-Hotline und unsere Wünsche und Anregungen wurden zeitnah berücksichtigt“, schwärmt der Kundendienstleiter. Bereits nach wenigen Wochen habe sich die Einführung der neuen Software positiv auf die Betriebsabläufe ausgewirkt.

Mittlerweile setzen deutschlandweit 42 Servicebetriebe und markengebundene Autohäuser das DMS Amis Business ein. Die mehrmarkenfähige Software bietet Schnittstellen zu Volkswagen, Audi, Skoda, Seat und Porsche.

Die Schulungen und das Rollout übernimmt das Dienstleistungsunternehmen IS-Handel.

(ID:306462)