Automotive Business Award 2026 Datenschutz auf Knopfdruck – Wie Unterberger die Einwilligung digitalisiert

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Eine händische Prüfung in 27 Filialen, ein Mitarbeiter, der von Standort zu Standort fährt: Das Einwilligungsmanagement der Unterberger-Gruppe war ein zeitfressender Kraftakt. Heute läuft die Datenschutzeinwilligung völlig digital, rechtssicher und automatisiert. Mit diesem Projekt zählt das Autohaus zu den Top-Betrieben des Automotive Business Awards 2026.

Wer 30.000 Kunden pro Jahr betreut und an 27 Standorten in Österreich und Deutschland aktiv ist, der weiß: Datenschutz ist längst kein Randthema mehr, sondern ein Prozess, der auch im Tagesgeschäft funktionieren muss. Für die Unterberger-Gruppe, einem 1976 gegründeten Familienunternehmen mit Hauptsitz in Kufstein, war genau dieser Prozess lange Zeit eine echte Belastung.

Denn die Datenschutzeinverständniserklärungen – kurz EWE – mussten halbjährlich überprüft werden. Und zwar vor Ort. „Die halbjährliche Datenschutzprüfung war ein komplexer Prozess, weil der zuständige Mitarbeiter in allen 27 Filialen die abgegebenen Erklärungen händisch prüfen musste“, schildert Sonja Nowak, die bei Unterberger in Deutschland für Marketing und Datenschutz zuständig ist. Das bedeutete: Ein Mitarbeiter, der quer durch zwei Länder reiste, Papierberge wälzte und dabei kostbare Arbeitszeit verlor. Reisekosten, Papierkosten, eine nicht zu unterschätzende Fehlerquote – die Schwachstellen lagen auf der Hand.

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Vom Papierstapel zur webbasierten Lösung

Initiiert und vorangetrieben hat die Lösung CRM-Managerin Martina Reber in der Unterberger-Filiale in Rosenheim. Gemeinsam mit dem auf Kundenmanagement spezialisierten Dienstleister Muuuh entwickelte das Team eine webbasierte Anwendung, die den gesamten Prozess automatisiert. „Heute gibt es einen automatisierten Prozess, der das alle zwei Jahre notwendige Update der Einwilligung von selbst anstößt“, erklärt Reber. Das hauseigene Business Development Center, kurz BDC, qualifiziert dabei jene Fälle vor, in denen eine EWE noch aussteht.

Das Ergebnis kann sich sehen lassen: Jede Einwilligung ist rechtssicher, nachvollziehbar, geprüft – und taucht im Reporting auf. Eine besondere Herausforderung lag in der Systemvielfalt. Da Unterberger die Marken BMW, Mini, Hyundai, Fiat und Opel handelt, arbeitet die Gruppe mit verschiedenen Dealer-Management-Systemen der jeweiligen Hersteller. Die neue Anwendung spielt die EWE-Daten direkt und automatisch in die unterschiedlichen DMS ein. Genau hier liegt einer der größten Effizienzgewinne: Weil die Schnittstelle den Kundenwunsch automatisch hinterlegt, sinkt die Fehlerquote in den Systemen deutlich.

Ein weiterer Vorteil ist die Ortsunabhängigkeit. Der Kunde muss die Erklärung nicht mehr zwingend vor Ort ausfüllen. Sie lässt sich im Vorfeld oder im Nachgang per QR-Code oder Link versenden. Adress- und Datenänderungen kann der Kunde eigenständig vornehmen – ein transparentes Double-Opt-in inklusive.

Aus Pflicht wird Kür: das soziale Kundenprofil

Was als Datenschutz-Hausaufgabe begann, hat sich bei Unterberger zu einem strategischen Werkzeug für die Kundenbindung entwickelt. Denn das Team fragt die Kunden direkt nach der Erlaubnis, ein Kundenprofil anlegen zu dürfen. Damit entsteht ein soziales Profil – mit Informationen zu Geburtstag, Hobbys oder Familie. Das ermöglicht eine individualisierte Ansprache und bringt eine persönliche Note in die Kommunikation, die im Gebrauchtwagen- wie im Neuwagengeschäft den Unterschied machen kann.

Automotive Business Award 2026: Die Gewinner

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Für Michael Wottke, Vertriebsleiter Deutschland, hat der offene Umgang mit dem Thema sogar einen unerwarteten Nebeneffekt: Er schafft Vertrauen. „Wir fühlen uns wohler damit“, sagt Wottke über den transparenteren Umgang mit Kundendaten. Und er beobachtet: Die Bereitschaft der Kunden, ein Profil anlegen zu lassen, steigt. Hinzu kommt ein praktischer Servicevorteil. Bei BMW lassen sich servicerelevante Themen direkt ins Fahrzeug ausspielen – ein Mehrwert, der ohne saubere Einwilligungsbasis nicht möglich wäre.

Damit die Kunden bei Fragen kompetent betreut werden, hat Unterberger seine Mitarbeiter geschult. Sowohl im BDC als auch in der Serviceassistenz sind die Beschäftigten ausgebildet, um Auskunft zu Datenschutzthemen und Kundenprofilen zu geben. Datenschutz wird so nicht als lästige Formalität, sondern als Teil eines guten Kundenerlebnisses verstanden.

Schlanke Zahlen, klarer Nutzen

Die wirtschaftliche Rechnung fällt eindeutig aus: Die Einführung der volldigitalen EWE kostete einmalig 5.000 Euro, hinzu kommen 2.000 Euro monatlich. Dem gegenüber stehen handfeste Einsparungen: weder Papier- noch Reisekosten und ein Zeitbedarf, der von Stunden auf Sekunden geschrumpft ist. Bei 30.000 betreuten Kunden pro Jahr und einem Erneuerungszyklus von zwei Jahren summiert sich die Kosten schnell auf.

Gestartet ist das Projekt im Februar 2024 mit einer Testphase. Inzwischen ist es fest in der Gruppe etabliert. Die Serviceleiter erhalten ein wöchentliches Reporting und behalten so jederzeit den Überblick, wo Handlungsbedarf besteht.

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Vorbild für die Branche

Dass die Lösung über Unterberger hinaus Schule machen könnte, zeichnet sich bereits ab: Die Anwendung befindet sich aktuell bei weiteren BMW-Händlern im Roll-out. Für Unterberger selbst ist das Projekt ein Baustein einer größeren Strategie. Digitalisierung sei ein wichtiger Faktor und strategischer Bestandteil der Zukunftsprozesse, heißt es aus dem Unternehmen – und werde stetig weiter ausgebaut. Der nächste Schritt ist gesetzt: Die zum 1. Januar 2026 neu hinzugekommenen Mehrmarken Hyundai, Opel und Fiat sollen ebenfalls angeschlossen werden. Diese Erweiterung gilt im Haus als unerlässlich.

Für Vertriebsleiter Wottke ist das Projekt am Ende auch eine Frage der Haltung. „Wie man mit Fehlern umgeht, ist ein Qualitätskriterium für ein Unternehmen“, sagt er. Eine neue Vertrauensbasis mit den Kunden entstehe vor allem dann, wenn man offen mit dem Thema umgehe und das Gespräch suche. Im Datenschutz hat Unterberger genau das geschafft: aus einer gesetzlichen Pflicht ein Stück Kundenbeziehung zu machen.

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