Software Tool soll Workflows rund um E-Rechnung vereinfachen

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Die Software Anyform erzeugt E-Rechnungen auf Basis der vorhandenen Systemlandschaft in Kfz-Betrieben und ordnet den Dokumentenablauf. Der Dienstleister entwickelte sie in Mercedes-Benz-Betrieben, sieht aber ein breites Anwendungsfeld.

Eins Elf IT aus Fellbach bei Stuttgart will Händler und Werkstätten mit der Software Anyform bei der Umstellung auf elektronische Rechnungen unterstützen und die Modernisierung der Dokumentenprozesse vorantreiben. Anyform verbindet E-Rechnung, digitalen Versand, Archivübergabe und Druckmanagement, wie Eins Elf mitteilte. Ab Januar 2027 gilt die Pflicht zur E-Rechnung im Geschäft zwischen Unternehmen (B2B) für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz.

Die Software setzt laut Dienstleister dort an, wo Rechnungen heute schon entstehen: in vorhandenen Software-Lösungen, etwa dem Dealer-Management-System. Anyform übernimmt demnach die Dokumentenausgabe der Systeme und erstellt daraus das jeweils benötigte E-Rechnungsformat. Beispiele sind X-Rechnung oder ZUGFeRD. Die strukturierten Rechnungsdaten werden vor dem Versand geprüft. Format und Zustellweg richten sich nach dem Empfänger.

Rechnungsprozess bleibt Ausgangspunkt

Der gewohnte Rechnungsprozess bleibt den Angaben zufolge der Ausgangspunkt. Mitarbeiter müssen nicht in ein komplett neues System wechseln. Die ersten Anyform-Abläufe entstanden laut Eins Elf für Mercedes-Benz-Vertragspartner mit dem DMS Alpha Plus. Heute ist die Software nach Angaben des Anbieters offen für unterschiedliche Marken, Branchen und Schnittstellen.

Dealer-Management-, Warenwirtschafts- und Fachsysteme können ihre Dokumente über einen virtuellen Drucker übergeben. Das funktioniert wie ein normaler Druckauftrag. Das Dokument landet aber nicht auf Papier, sondern in der Software, die es weiterverarbeitet.

Anbindungen an andere Systeme

Direkte Anbindungen bestehen laut Anbieter etwa für SAP Business One und Microsoft 365. Weitere Systeme lassen sich über passende Datenformate und Webservices einbinden. Die Anbindung stimmt Eins Elf auf die vorhandene Systemlandschaft und die benötigten Dokumentenwege ab.

Das Anwendungsfeld der Software ist jedoch breiter. Aus einem Vorgang können so Unterlagen für Kunden, Werkstatt, Buchhaltung und Archiv entstehen. Anyform verbindet laut Eins Elf die Gestaltung dieser Dokumente mit ihrer gedruckten oder digitalen Ausgabe. Betriebe mit mehreren Marken oder Niederlassungen können ihre Dokumentenwege nach gemeinsamen Regeln organisieren. Der jeweilige Unternehmensauftritt bleibt dabei erhalten.

Pflicht zur E-Rechnung ab 2027

Der Softwareanbieter wirbt für sein System vor dem Hintergrund der Pflicht zur E-Rechnung ab Januar. Bei der E-Rechnung geht es weniger um das Aussehen der Rechnung als um die Art, wie Daten übermittelt werden. Sie folgt einem Standard für den elektronischen Austausch von Rechnungsdaten. Diese Daten, etwa Rechnungsbetrag, Steuersatz und Leistungsbeschreibung, sind so strukturiert, dass der Empfänger sie automatisch lesen und weiterverarbeiten kann.

Eine X-Rechnung ist eine reine Datendatei. Eine ZUGFeRD-Rechnung hingegen sieht aus wie ein gewohntes PDF, enthält aber zusätzlich die maschinenlesbaren Rechnungsdaten. Ein einfaches PDF ohne diese strukturierten Daten genügt den Anforderungen dagegen nicht.

Betroffen sind Rechnungen, die ein Autohaus an andere Unternehmen in Deutschland stellt. Das betrifft etwa

• Flotten- und Firmenkunden: Fahrzeugverkauf, Werkstattleistungen, Ersatzteile,

• Leasinggesellschaften und Banken: Fahrzeuglieferungen für Leasing- und Finanzierungsverträge,

• Händler: Fahrzeugverkauf im Handel untereinander,

• Freie Werkstätten, Handwerker und Gewerbetreibende: Verkauf von Teilen und Zubehör,

• Kommunen und Behörden: Fuhrparkkunden der öffentlichen Hand,

• Hersteller und Importeure: Abrechnungen etwa für Garantie, Gewährleistung, Kulanz oder Boni. Hier gibt der Hersteller häufig Verfahren und Portale vor, die vorab zu klären sind.

Auf der Eingangsseite gilt: Rechnungen von Herstellern, Lieferanten und Dienstleistern müssen Unternehmen als E-Rechnung empfangen können. Das gilt bereits seit 2025.

Nicht betroffen sind in der Regel:

• der Neu- und Gebrauchtwagenverkauf an Privatkunden,

• Werkstattrechnungen an Privatkunden,

• Rechnungen an Kunden im Ausland,

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, etwa bei Barverkäufen an der Teile- oder Zubehörtheke.

Kleinere Betriebe unterhalb der Umsatzschwelle müssen nach aktuellem Stand erst später umstellen. Wann genau das für den eigenen Betrieb gilt, sollte man mit dem Steuerberater klären.

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